ミュージアム事務エグゼクティブ・アシスタント

重要な職務と責任

• Welcome and direct visitors and clients for the Executive Director
• 必要に応じて、プロフェッショナルかつタイムリーな方法で電話に応対し、選別する。
• This position also supports the Advancement and Education Departments and will have responsibility for data entry into our CRM 
• CRM responsibilities for donor acknowledgement letters and field trip scheduling
• Review and respond to daily internal/external mail, email, and overnight packages; send and receive emails
• ドキュメントをスキャンし、組織ドライブにアップロード
• 物理的およびデジタル的に高度に整理されたファイリングシステムを積極的に確立し維持する。
• Assist with the initial review of complex proposals and contracts
• Assist the Executive Director to coordinate, calendar, and schedule appointments, ensuring all parties are informed of and kept abreast of schedule awareness
• 管理者からの問い合わせに対応し、解決する
• 機密事項やデリケートな問題に対処する際、高いプロ意識を発揮する。
• 取締役会や上級スタッフに提出する手紙、メモ、請求書、電子メール、報告書、その他の文書の作成を含む事務および管理業務を行う。
• Attend meetings and other functions as needed. Schedule and attend meetings on behalf of executives as requested, taking notes and recording minutes.
• シニアスタッフに代わって、受信した連絡事項やメモを受け取り、内容を確認し、重要性を判断し、指示に従い、内容を要約または適切なスタッフに配布する。 
• Maintain office supplies and coordinates maintenance of office equipment as needed by the Executive Director
• Assist with any administrative task needed to support the Comic-Con Museum with marketing, events, operations, education and advancement activities
• Perform additional duties as assigned by the Executive Director

参加資格

• 強い組織力と優先順位付けのスキル
• 最小限の監督下で自主的・協調的に業務を遂行し、複雑な状況でも問題解決できる能力
• 前向きでプロフェッショナルな態度を維持し、信頼性、誠実さ、守秘義務を実証する能力
• 優れた口頭および書面によるコミュニケーション・スキル
• 優れた対人・対顧客サービス・スキル
• Proficient in Microsoft Office Suite, particularly Excel, and Google Suite or related software with the ability to learn new or updated software
• ClickUp or other project management software knowledge preferred
• 優れた組織能力と細部へのこだわり
• 記録やファイリングなどの事務手続きやシステムの基本的な理解
• Three to five years of experience in an administrative role
• 高校卒業資格必須、経営学または関連分野の学士号取得者優遇
• 少なくとも4年間の関連業務経験が必要
• 優れた時間管理能力を有し、期限を守ることができる。
• テンポが速く、時にはストレスの多い環境でもうまく機能し、指示、方針、手順に従うことができる。
• 事務管理、事務手続き、記録システムに関する幅広い知識
• 必要に応じて新しいソフトウェアを習得する能力

労働条件

• プロフェッショナルなオフィス環境
• 標準的なオフィス機器を日常的に使用 
• 標準的な勤務スケジュール（月～金、午前9時～午後5時30分）
• 必要に応じて夜間、休日、週末に勤務できること。
• イベント開催時には宿泊が必要な場合がある
• 混雑状況（イベントスペースの内外を問わず）
• 顧客やベンダーと直接（顔を合わせて）接する
• 日陰がほとんどなく、気温が高い屋外での作業が求められることがある。

身体的要件

• このポジションでは、データや図表の準備・分析、転記、コンピューター端末の閲覧、広範な読書などの活動を行うために、近い視力を必要とする。
• 時々、補助なしで25ポンドまで持ち上げたり移動したりすることがあり、必要に応じて屈んだり立ったりする。
• 長時間座ったり、歩いたり、立ったりすることが多い
• 長時間の立ち仕事（8～10時間以上）
• 長距離を歩く（毎日数マイルまで）
• 休憩をほとんど取らずに反復作業を行う

給与範囲

$20 – $23 per hour