Assistentin der Museumsverwaltung

Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten

• Empfangen und Leiten von Besuchern und Kunden für den Exekutivdirektor
• Telefonanrufe nach Bedarf in professioneller und zeitgerechter Weise entgegennehmen und prüfen; genaue Nachrichten mit einem hohen Maß an Professionalität und Höflichkeit entgegennehmen; Konferenzgespräche organisieren
• Diese Position unterstützt auch die Abteilungen für Öffentlichkeitsarbeit und Bildung und ist für die Dateneingabe in unser CRM-System verantwortlich. 
• CRM-Verantwortung für Spenderbestätigungen und die Planung von Exkursionen
• Überprüfung und Beantwortung der täglichen internen/externen Post, E-Mails und Nachtpakete; Senden und Empfangen von E-Mails
• Scannen und Hochladen von Dokumenten auf das Organisationslaufwerk
• Aufbau und Pflege eines gut organisierten Ablagesystems, sowohl physisch als auch digital; rechtzeitige Ablage von Schriftverkehr und anderen Unterlagen
• Unterstützung bei der Erstprüfung komplexer Vorschläge und Verträge
• Unterstützung des Exekutivdirektors bei der Koordinierung und Planung von Terminen und Sicherstellung, dass alle Beteiligten über den Zeitplan informiert und auf dem Laufenden gehalten werden
• Beantwortung und Lösung von Anfragen von Verwaltungsangestellten
• ein hohes Maß an Professionalität im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Themen an den Tag legen
• Erledigung von Büro- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich des Verfassens von Briefen, Memos, Rechnungen, E-Mails, Berichten und anderen Dokumenten, die dem Verwaltungsrat und leitenden Mitarbeitern vorgelegt werden; bei Bedarf Erstellung schriftlicher Zusammenfassungen von Daten
• Teilnahme an Sitzungen und anderen Veranstaltungen nach Bedarf. Planung und Teilnahme an Besprechungen im Namen von Führungskräften nach Bedarf, Anfertigung von Notizen und Protokollierung.
• Entgegennahme eingehender Mitteilungen oder Memos im Namen leitender Mitarbeiter, Prüfung des Inhalts, Feststellung der Wichtigkeit und Zusammenfassung und/oder Weiterleitung des Inhalts an die zuständigen Mitarbeiter nach Anweisung 
• Verwaltung des Büromaterials und Koordinierung der Wartung der Büroausstattung nach Bedarf des Exekutivdirektors
• Unterstützung des Comic-Con-Museums bei allen Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Marketing, Veranstaltungen, Betrieb, Bildung und Öffentlichkeitsarbeit
• Wahrnehmung zusätzlicher, vom Exekutivdirektor zugewiesener Aufgaben

Qualifikationen

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit zur Prioritätensetzung
• Fähigkeit zu selbständigem und kooperativem Arbeiten unter minimaler Aufsicht und Fähigkeit zur Problemlösung in komplexen Situationen
• Fähigkeit, ein positives und professionelles Auftreten zu bewahren sowie Glaubwürdigkeit, Integrität und Vertraulichkeit zu demonstrieren
• Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und im Umgang mit Kunden
• Beherrschung der Microsoft Office Suite, insbesondere Excel, und der Google Suite oder verwandter Software mit der Fähigkeit, neue oder aktualisierte Software zu erlernen
• Kenntnisse in ClickUp oder einer anderen Projektmanagementsoftware bevorzugt
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Grundlegendes Verständnis von bürotechnischen Verfahren und Systemen wie Aktenführung und Ablage
• Drei bis fünf Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition
• High-School-Abschluss erforderlich; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich bevorzugt
• Mindestens vier Jahre einschlägige Erfahrung erforderlich
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement und nachgewiesene Fähigkeit, Fristen einzuhalten
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen und bisweilen stressigen Umfeld gut zu funktionieren und Anweisungen, Strategien und Verfahren zu befolgen
• Umfassende Kenntnisse in den Bereichen Büroverwaltung, Büroabläufe und Aktenführung
• Fähigkeit, sich bei Bedarf in neue Unternehmenssoftware einzuarbeiten

Arbeitsbedingungen

• Professionelle Büroumgebung
• verwendet routinemäßig Standard-Bürogeräte 
• Standardarbeitszeit (Montag-Freitag von 9 Uhr bis 17:30 Uhr)
• Sie müssen bereit sein, je nach Bedarf abends, an Feiertagen und an Wochenenden zu arbeiten.
• Bei Veranstaltungen kann eine Übernachtung erforderlich sein
• Überfüllte Räume (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Veranstaltungsräumen)
• Direkter (persönlicher) Kontakt zu Kunden und Lieferanten
• Es kann erforderlich sein, im Freien zu arbeiten, mit wenig oder keinem Schatten und warmen Temperaturen

Physikalische Anforderungen

• Diese Position erfordert eine gute Sehschärfe, um eine Tätigkeit wie das Aufbereiten und Analysieren von Daten und Zahlen, das Abschreiben, das Betrachten eines Computerterminals und umfangreiches Lesen auszuüben.
• Gelegentliches Heben oder Bewegen von bis zu 25 Pfund ohne fremde Hilfe und Bücken oder Stehen nach Bedarf.
• Häufiges Sitzen, Gehen und Stehen über einen längeren Zeitraum
• Stehen über längere Zeit (8-10+)
• weite Strecken zu Fuß zurücklegen (bis zu mehreren Kilometern täglich)
• Sich wiederholende Aufgaben mit wenigen Pausen durchführen

Gehaltsspanne

$20 - $23 pro Stunde