Asistente ejecutiva administrativa del museo

Funciones y responsabilidades esenciales

• Recibir y dirigir a los visitantes y clientes del Director Ejecutivo
• Contestar y filtrar llamadas telefónicas según sea necesario de manera profesional y oportuna; tomar mensajes precisos con un alto grado de profesionalidad y cortesía; organizar conferencias telefónicas.
• Este puesto también presta apoyo a los Departamentos de Promoción y Educación y será responsable de la introducción de datos en nuestro CRM. 
• Responsabilidades de CRM para las cartas de agradecimiento a los donantes y la programación de viajes de estudios
• Revisar y responder al correo diario interno/externo, correo electrónico y paquetes nocturnos; enviar y recibir correos electrónicos.
• Escanear y cargar documentos en la unidad de organización
• Establecer y mantener proactivamente un sistema de archivo altamente organizado tanto física como digitalmente; archivar la correspondencia y otros registros de manera oportuna.
• Ayudar en la revisión inicial de propuestas y contratos complejos
• Asistir al Director Ejecutivo en la coordinación, el calendario y la programación de citas, asegurándose de que todas las partes estén informadas y al corriente de la programación.
• Responder y resolver las consultas de los administradores
• Demostrar un alto nivel de profesionalidad al tratar asuntos confidenciales y delicados.
• Realizar tareas administrativas y de oficina, incluida la redacción de cartas, memorandos, facturas, correos electrónicos, informes y otros documentos para presentarlos a la Junta Directiva y al personal directivo; preparar resúmenes escritos de datos cuando sea necesario.
• Asistir a reuniones y otras funciones según sea necesario. Programar y asistir a las reuniones en nombre de los ejecutivos que lo soliciten, tomando notas y levantando acta.
• Recibir comunicaciones o memorandos entrantes en nombre del personal superior, revisar el contenido, determinar la importancia y resumir y/o distribuir el contenido al personal adecuado según las instrucciones. 
• Mantener los suministros de oficina y coordinar el mantenimiento de los equipos de oficina según las necesidades del Director Ejecutivo.
• Ayudar con cualquier tarea administrativa necesaria para apoyar al Museo Comic-Con con actividades de marketing, eventos, operaciones, educación y promoción.
• Realizar otras tareas que le asigne el Director Ejecutivo

Cualificaciones

• Gran capacidad de organización y priorización
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con una supervisión mínima, y capacidad para resolver problemas en situaciones complejas.
• Capacidad para mantener una actitud positiva y profesional, así como para demostrar credibilidad, integridad y confidencialidad.
• Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita
• Excelentes aptitudes interpersonales y de atención al cliente
• Dominio de Microsoft Office Suite, en particular Excel, y Google Suite o software relacionado con la capacidad de aprender software nuevo o actualizado.
• Preferiblemente, conocimientos de ClickUp u otro software de gestión de proyectos
• Excelente capacidad de organización y atención al detalle
• Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos, como el mantenimiento de registros y el archivo.
• De tres a cinco años de experiencia en funciones administrativas
• Se requiere título de bachillerato; se prefiere licenciatura en Administración de Empresas o campo relacionado.
• Se requieren al menos cuatro años de experiencia relacionada
• Excelentes dotes de gestión del tiempo y capacidad demostrada para cumplir los plazos.
• Capacidad para desenvolverse bien en un entorno acelerado y a veces estresante y seguir instrucciones, políticas y procedimientos.
• Amplios conocimientos de administración de oficinas, procedimientos administrativos y sistemas de mantenimiento de registros.
• Capacidad para aprender nuevos programas informáticos de la empresa según sea necesario

Condiciones de trabajo

• Entorno de oficina profesional
• Utiliza habitualmente equipos de oficina estándar 
• Horario de trabajo estándar (de lunes a viernes de 9:00 a 17:30)
• Debe estar disponible para trabajar por las tardes, días festivos y fines de semana, según sea necesario.
• Puede ser necesario pernoctar durante los eventos
• Condiciones de hacinamiento (tanto dentro como fuera de los espacios del evento)
• Contacto directo (cara a cara) con clientes y proveedores
• Puede ser necesario trabajar al aire libre con poca o ninguna sombra y temperaturas cálidas.

Requisitos físicos

• Este puesto requiere una gran agudeza visual para desempeñar una actividad como la preparación y el análisis de datos y cifras, la transcripción, la visualización de un terminal informático y la lectura extensiva.
• Ocasionalmente levantar o mover hasta 25 libras sin ayuda y agacharse o ponerse de pie según sea necesario.
• Pasar mucho tiempo sentado, caminando y de pie
• Estar de pie durante largos periodos de tiempo (8-10+)
• Caminar grandes distancias (hasta varios kilómetros diarios)
• Realizar tareas repetitivas con pocas pausas

Escala salarial

20 - 23 dólares por hora