行政执行助理

基本职责和责任

• 为主席和执行主任接待和引导来访者和客户。
• 根据需要专业、及时地接听和筛选电话；以高度的专业精神和礼貌准确地记录信息；安排电话会议
• 审查并回复每日内部/外部邮件、电子邮件和隔夜包裹；根据指示收发传真 
• 扫描文件并上传到组织驱动器
• 积极主动地建立和维护高度有序的实体和数字档案系统；及时将信件和其他记录归档
• 协助初步审查复杂的投标、建议书和合同
• 协助每年更新和维护保险合同、保险证书和港口许可证
• 协助主席和执行主任协调、安排日程和约会，确保各方了解并随时掌握日程安排情况
• 答复和解决行政人员的询问
• 在处理机密和敏感问题时表现出高度的专业精神
• 执行文书和行政任务，包括起草信函、备忘录、发票、电子邮件、报告和其他文件，提交给董事会和高级职员；在需要时编写书面数据摘要
• 根据需要出席会议和其他活动。根据要求代表行政人员安排和出席会议，做记录并记录会议纪要
• 代表高级职员接收来函或备忘录，审查内容，确定重要性，并按指示将内容摘要和/或分发给适当的职员 
• 履行主席或执行主任指派的其他职责

现场职责：

• 维护办公用品，并根据主席和现场执行公约的需要协调办公设备的维护工作
• 协调行政文件和材料的包装，以便搬迁到现场
• 在每场演出的最后一天设立现场行政办公室并协调拆卸/重新打包工作
• 协助管理现场行政办公室
• 根据总裁和执行主任的指示，协助履行现场业务职能 
• 履行主席或执行主任指派的其他职责

资格

• 很强的组织能力和优先排序能力
• 能够在最少监督下独立工作和协作，并能在复杂情况下解决问题
• 能够保持积极和专业的风度，并表现出可信、正直和保密性
• 出色的口头和书面沟通能力。 
• 出色的人际交往和客户服务技能
• 精通微软办公套件或相关软件，并具备学习新软件或更新软件的能力
• 出色的组织能力和对细节的关注
• 基本了解文书程序和系统，如记录保存和归档
• 三至五年的行政工作经验。
• 要求高中文凭；拥有工商管理或相关专业学士学位者优先考虑
• 至少需要四年相关工作经验
• 出色的时间管理能力，能够在截止日期前完成工作。
• 能够在快节奏、有时压力很大的环境中正常工作，并遵守指示、政策和程序
• 广泛了解办公室行政管理、文书程序和记录保存系统

工作条件

• 专业的办公环境
• 日常使用标准办公设备 
• 标准工作时间（周一至周五，上午 9:00 至下午 5:30）
• 必须能够根据需要在晚上、节假日和周末工作
• 活动期间可能需要留宿
• 拥挤情况（活动场所内部或外部）
• 直接（面对面）联系客户和供应商
• 可能需要在室外工作，几乎没有树荫，气温较高

物理要求

• 该职位要求具备近距离视觉敏锐度，以便开展准备和分析数据和数字、誊写、查看计算机终端和广泛阅读等活动。
• 偶尔在无人协助的情况下举起或移动重达 25 磅的物品，必要时弯腰或站立。
• 经常久坐、久走和久站
• 长时间站立（8-10 分钟以上）
• 长距离步行（每天多达数英里）
• 执行重复性任务，很少有休息时间

薪资范围

每小时 23.00 - 25.00 美元