Asistente ejecutiva administrativa

Funciones y responsabilidades esenciales

• Dar la bienvenida y dirigir a visitantes y clientes para el Presidente y el Director Ejecutivo.
• Contestar y filtrar llamadas telefónicas según sea necesario de manera profesional y oportuna; tomar mensajes precisos con un alto grado de profesionalidad y cortesía; organizar conferencias telefónicas.
• Revisar y responder al correo diario interno/externo, correo electrónico y paquetes de un día para otro; enviar y recibir faxes según las instrucciones. 
• Escanear y cargar documentos en la unidad de organización
• Establecer y mantener proactivamente un sistema de archivo altamente organizado tanto física como digitalmente; archivar la correspondencia y otros registros de manera oportuna.
• Ayudar en la revisión inicial de licitaciones, propuestas y contratos complejos.
• Ayudar a actualizar y mantener anualmente los contratos de seguros, el certificado de seguro y los permisos del puerto.
• Asistir al Presidente y al Director Ejecutivo en la coordinación, el calendario y la programación de citas, asegurándose de que todas las partes estén informadas y al corriente de la programación.
• Responder y resolver las consultas de los administradores
• Demostrar un alto nivel de profesionalidad al tratar asuntos confidenciales y delicados.
• Realizar tareas administrativas y de oficina, incluida la redacción de cartas, memorandos, facturas, correos electrónicos, informes y otros documentos para presentarlos a la Junta Directiva y al personal directivo; preparar resúmenes escritos de datos cuando sea necesario.
• Asistir a reuniones y otras funciones según sea necesario. Programar y asistir a las reuniones en nombre de los ejecutivos que lo soliciten, tomando notas y levantando acta.
• Recibir comunicaciones o memorandos entrantes en nombre del personal superior, revisar el contenido, determinar la importancia y resumir y/o distribuir el contenido al personal adecuado según las instrucciones. 
• Realizar las tareas adicionales que le asigne el Presidente o el Director Ejecutivo.

Tareas in situ:

• Mantener los suministros de oficina y coordinar el mantenimiento de los equipos de oficina según las necesidades del Presidente y de las convenciones ejecutivas in situ.
• Coordinar el embalaje de los archivos y materiales administrativos para su traslado in situ.
• Preparar la oficina de administración in situ y coordinar el desmontaje/reembalaje el último día de cada exposición.
• Ayudar en la gestión de la oficina administrativa in situ
• Asistir en las funciones operativas in situ según las instrucciones del Presidente y del Director Ejecutivo. 
• Realizar las tareas adicionales que le asigne el Presidente o el Director Ejecutivo.

Cualificaciones

• Gran capacidad de organización y priorización
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con una supervisión mínima, y capacidad para resolver problemas en situaciones complejas.
• Capacidad para mantener una actitud positiva y profesional, así como para demostrar credibilidad, integridad y confidencialidad.
• Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita. 
• Excelentes aptitudes interpersonales y de atención al cliente
• Dominio de Microsoft Office Suite o programas informáticos afines, con capacidad para aprender programas nuevos o actualizados.
• Excelente capacidad de organización y atención al detalle
• Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos, como el mantenimiento de registros y el archivo.
• De tres a cinco años de experiencia en funciones administrativas.
• Se requiere título de bachillerato; se prefiere licenciatura en Administración de Empresas o campo relacionado.
• Se requieren al menos cuatro años de experiencia relacionada
• Excelentes dotes de gestión del tiempo y capacidad demostrada para cumplir los plazos.
• Capacidad para desenvolverse bien en un entorno acelerado y a veces estresante y seguir instrucciones, políticas y procedimientos.
• Amplios conocimientos de administración de oficinas, procedimientos administrativos y sistemas de mantenimiento de registros.

Condiciones de trabajo

• Entorno de oficina profesional
• Utiliza habitualmente equipos de oficina estándar 
• Horario de trabajo estándar (de lunes a viernes de 9:00 a 17:30)
• Debe estar disponible para trabajar por las tardes, días festivos y fines de semana, según sea necesario.
• Puede ser necesario pernoctar durante los eventos
• Condiciones de hacinamiento (tanto dentro como fuera de los espacios del evento)
• Contacto directo (cara a cara) con clientes y proveedores
• Puede ser necesario trabajar al aire libre con poca o ninguna sombra y temperaturas cálidas.

Requisitos físicos

• Este puesto requiere una gran agudeza visual para desempeñar una actividad como la preparación y el análisis de datos y cifras, la transcripción, la visualización de un terminal informático y la lectura extensiva.
• Ocasionalmente levantar o mover hasta 25 libras sin ayuda y agacharse o ponerse de pie según sea necesario.
• Pasar mucho tiempo sentado, caminando y de pie
• Estar de pie durante largos periodos de tiempo (8-10+)
• Caminar grandes distancias (hasta varios kilómetros diarios)
• Realizar tareas repetitivas con pocas pausas

Escala salarial

23,00 - 25,00 dólares por hora