Katulong sa Pangangasiwa ng Pangangasiwa

Mahahalagang Tungkulin at Responsibilidad

• Maligayang pagdating at direktang mga bisita at kliyente para sa Pangulo at Executive Director.
• Sagutin at i-screen ang mga tawag sa telepono kung kinakailangan sa propesyonal at napapanahong paraan; kumuha ng tumpak na mensahe nang may mataas na antas ng propesyonalismo at kagandahang asal; Ayusin ang mga tawag sa kumperensya
• Repasuhin at tumugon sa araw-araw na panloob/panlabas na liham, email, at magdamag na pakete; magpadala at tumanggap ng mga fax ayon sa utos 
• Mag scan at mag upload ng mga dokumento sa pagmamaneho ng organisasyon
• Proactively magtatag at mapanatili ang isang mataas na organisadong sistema ng pag-file kapwa pisikal at digital; mga liham ng file at iba pang mga talaan sa napapanahong paraan
• Tumulong sa paunang pagsusuri ng mga kumplikadong bid, panukala, at kontrata
• Tumulong sa pag update at pagpapanatili ng mga kontrata sa seguro, Certificate of Insurance, at Port permit taun taon
• Tulungan ang Pangulo at Executive Director na mag coordinate, mag calendar, at mag iskedyul ng mga appointment, tinitiyak na ang lahat ng mga partido ay nababatid at pinapanatili ang pagsunod sa kaalaman sa iskedyul
• Tumugon at lutasin ang mga katanungan mula sa mga administrator
• Magpakita ng mataas na antas ng propesyonalismo sa pagharap sa mga kumpidensyal at sensitibong isyu
• Magsagawa ng mga gawaing kleriko at administratibo kabilang ang pagbuo ng mga liham, memo, invoice, email, report, at iba pang dokumento na ipapakita sa mga kawani ng Lupon at matatanda; maghanda ng mga nakasulat na buod ng datos kapag kinakailangan
• Dumalo sa mga pulong at iba pang mga function kung kinakailangan. Mag iskedyul at dumalo sa mga pulong sa ngalan ng mga executive tulad ng hiniling, pagkuha ng mga tala at talaan ng mga minuto
• Tumanggap ng papasok na komunikasyon o memo sa ngalan ng mga senior staff, suriin ang mga nilalaman, matukoy ang kahalagahan, at ibuod at/o ipamahagi ang mga nilalaman sa naaangkop na kawani ayon sa utos 
• Gampanan ang mga karagdagang tungkulin ayon sa atas ng Pangulo o Executive Director

Mga Tungkulin sa On-Site:

• Panatilihin ang mga gamit sa opisina at coordinates pagpapanatili ng mga kagamitan sa opisina kung kinakailangan ng Pangulo at Executive onsite conventions
• Coordinate packing ng Admin file at mga materyales para sa paglipat sa site
• Mag set up ng on site na Admin office at coordinate breakdown / repacking sa huling araw ng bawat palabas
• Tumulong sa pamamahala ng on-site na Admin office
• Tumulong sa mga on-site operational function ayon sa utos ng Pangulo at Executive Director 
• Gampanan ang mga karagdagang tungkulin ayon sa atas ng Pangulo o Executive Director

Mga Kwalipikasyon

• Malakas na kasanayan sa organisasyon at prayoridad
• Kakayahang magtrabaho nang nakapag iisa at magkatuwang na may minimal na pangangasiwa, at kakayahang malutas ang problema sa mga kumplikadong sitwasyon
• Kakayahang mapanatili ang isang positibo at propesyonal na pag uugali pati na rin ang pagpapakita ng kredibilidad, integridad, at pagiging kompidensyal
• Napakahusay na kasanayan sa pasalita at pasulat na komunikasyon. 
• Napakahusay na mga kasanayan sa interpersonal at serbisyo sa customer
• Mahusay sa Microsoft Office Suite o kaugnay na software na may kakayahang matuto ng bago o na update na software
• Napakahusay na kasanayan sa organisasyon at pansin sa detalye
• Pangunahing pag unawa sa mga pamamaraan at sistema ng kleriko tulad ng pag record at pag file
• Tatlo hanggang limang taon ng karanasan sa isang tungkuling administratibo.
• Kailangan ang high school diploma; Bachelor's degree sa Business Administration o kaugnay na larangan ginusto
• Hindi bababa sa apat na taon ng kaugnay na karanasan ang kinakailangan
• Napakahusay na mga kasanayan sa pamamahala ng oras na may isang napatunayan na kakayahan upang matugunan ang mga deadline.
• Kakayahang gumana nang maayos sa isang mabilis na bilis at kung minsan ay nakakapagod na kapaligiran at sundin ang mga direksyon, patakaran, at pamamaraan
• Malawak na kaalaman sa pangangasiwa ng opisina, mga pamamaraan ng kleriko, at mga sistema ng pag iingat ng talaan

Mga kondisyon sa pagtatrabaho

• Propesyonal na kapaligiran ng opisina
• Regular na gumagamit ng mga standard na kagamitan sa opisina 
• Standard na iskedyul ng trabaho (Lunes Biyernes mula 9am hanggang 5:30pm)
• Dapat ay magagamit sa gabi ng trabaho, pista opisyal, at katapusan ng linggo kung kinakailangan
• Maaaring kailanganin ang magdamag na pananatili sa panahon ng mga kaganapan
• Mga masikip na kondisyon (parehong sa loob o labas ng mga puwang ng kaganapan)
• Direktang (harap harap) customer at vendor contact
• Maaaring kailanganin na magtrabaho sa labas na may kaunti o walang lilim at mainit na temperatura

Mga kinakailangan sa katawan

• Ang posisyon na ito ay nangangailangan ng malapit na visual acuity upang maisagawa ang isang aktibidad tulad ng paghahanda at pagsusuri ng data at mga numero, transcribing; pagtingin sa isang computer terminal; at malawak na pagbasa
• Paminsan minsan iangat o ilipat hanggang sa 25 pounds unassisted at yumuko o tumayo kung kinakailangan.
• Madalas na pag upo, paglalakad, at pagtayo nang matagal
• Tumayo nang matagal (8-10+)
• Maglakad ng malawak na distansya (hanggang sa ilang milya araw araw)
• Magsagawa ng mga paulit ulit na gawain na may kaunting pahinga

Saklaw ng Suweldo

$23.00 – $25.00 bawat oras