Assistante administrative de direction

Fonctions et responsabilités essentielles

• Welcome and direct visitors and clients for President and Executive Director.
• Answer and screen telephone calls as needed in a professional and timely manner; take accurate messages with a high degree of professionalism and courtesy; arrange conference calls
• Review and respond to daily internal/external mail, email, and overnight packages; send and receive faxes as directed 
• Scan and upload documents to organization drive
• Proactively establish and maintain a highly organized filing system both physical and digitally; file correspondence and other records in a timely manner
• Assist with the initial review of complex bids, proposals, and contracts
• Assist with updating and maintaining insurance contracts, Certificate of Insurance, and Port permits yearly
• Assist the President and Executive Director to coordinate, calendar, and schedule appointments, ensuring all parties are informed of and kept abreast of schedule awareness
• Respond to and resolve inquiries from administrators
• Demonstrate a high level of professionalism in dealing with confidential and sensitive issues
• Perform clerical and administrative tasks including drafting letters, memos, invoices, emails, reports, and other documents to present to Board and senior staff; prepare written summaries of data when needed
• Attend meetings and other functions as needed. Schedule and attend meetings on behalf of executives as requested, taking notes and recording minutes
• Receive incoming communication or memos on behalf of senior staff, review contents, determine importance, and summarize and/or distribute contents to appropriate staff as directed 
• Perform additional duties as assigned by President or Executive Director

On-Site Duties:

• Maintain office supplies and coordinates maintenance of office equipment as needed by the President and Executive onsite conventions
• Coordinate packing of Admin files and materials for move on-site
• Set up on-site Admin office and coordinate breakdown/repacking on the last day of each show
• Assist with managing  on-site Admin office
• Assist with on-site operational functions as directed by President and Executive Director 
• Perform additional duties as assigned by President or Executive Director

Qualifications

• Solides compétences en matière d'organisation et de hiérarchisation des priorités
• Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision, et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
• Capacité à maintenir un comportement positif et professionnel et à faire preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.
• Excellent verbal and written communication skills. 
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle
• Proficient in Microsoft Office Suite or related software with the ability to learn new or updated software
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail
• Compréhension de base des procédures et systèmes administratifs tels que la tenue de dossiers et l'archivage.
• Three to five years of experience in an administrative role.
• High school diploma required; Bachelor’s degree in Business Administration or related field preferred
• At least four years of related experience required
• Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines.
• Ability to function well in a fast-paced and at times stressful environment and follow directions, policies, and procedures
• Extensive knowledge of office administration, clerical procedures, and recordkeeping systems

Conditions de travail

• Environnement de bureau professionnel
• Utilisation courante d'équipements de bureau standard 
• Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h à 17h30)
• Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
• Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
• L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
• Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
• Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et à des températures chaudes.

Exigences physiques

• Ce poste nécessite une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
• Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire.
• rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
• rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
• Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
• Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

Fourchette des salaires

$23.00 – $25.00 per hour