Assistante administrative de direction

Fonctions et responsabilités essentielles

• Accueillir et orienter les visiteurs et les clients pour le président et le directeur exécutif.
• Répondre aux appels téléphoniques et les filtrer, le cas échéant, de manière professionnelle et opportune ; prendre des messages précis avec un haut degré de professionnalisme et de courtoisie ; organiser des conférences téléphoniques.
• Examiner et répondre au courrier interne/externe quotidien, au courrier électronique et aux colis de nuit ; envoyer et recevoir des télécopies selon les instructions. 
• Numériser et télécharger des documents sur le disque de l'organisation
• Établir et maintenir de manière proactive un système d'archivage hautement organisé, à la fois physique et numérique ; classer la correspondance et d'autres documents en temps opportun.
• participer à l'examen initial d'offres, de propositions et de contrats complexes
• Aider à la mise à jour et au maintien des contrats d'assurance, des certificats d'assurance et des permis portuaires chaque année.
• Assister le président et le directeur exécutif dans la coordination, l'établissement du calendrier et la programmation des rendez-vous, en veillant à ce que toutes les parties soient informées et tenues au courant de l'évolution du calendrier.
• Répondre aux demandes de renseignements des administrateurs et les résoudre
• Faire preuve d'un grand professionnalisme dans le traitement de questions confidentielles et sensibles.
• Effectuer des tâches administratives et de bureau, notamment rédiger des lettres, des mémos, des factures, des courriels, des rapports et d'autres documents à présenter au conseil d'administration et au personnel d'encadrement ; préparer des résumés écrits de données si nécessaire.
• Participer à des réunions et à d'autres activités, le cas échéant. Organiser des réunions et y assister au nom des cadres, sur demande, en prenant des notes et en rédigeant des procès-verbaux.
• Recevoir des communications ou des notes de service au nom du personnel d'encadrement, en examiner le contenu, en déterminer l'importance et les résumer et/ou les distribuer au personnel concerné, selon les instructions données. 
• Exécuter des tâches supplémentaires assignées par le président ou le directeur exécutif.

Fonctions sur place :

• Maintenir les fournitures de bureau et coordonner l'entretien du matériel de bureau en fonction des besoins du président et des conventions sur le site exécutif.
• Coordonner l'emballage des dossiers administratifs et du matériel en vue du déménagement sur place
• Mettre en place le bureau administratif sur place et coordonner le démontage et le remballage le dernier jour de chaque spectacle.
• Aider à la gestion du bureau administratif sur place
• Assister les fonctions opérationnelles sur place selon les instructions du président et du directeur exécutif. 
• Exécuter des tâches supplémentaires assignées par le président ou le directeur exécutif.

Qualifications

• Solides compétences en matière d'organisation et de hiérarchisation des priorités
• Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision, et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
• Capacité à maintenir un comportement positif et professionnel et à faire preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite. 
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ou d'un logiciel connexe, avec la capacité d'apprendre des logiciels nouveaux ou mis à jour.
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail
• Compréhension de base des procédures et systèmes administratifs tels que la tenue de dossiers et l'archivage.
• Trois à cinq ans d'expérience dans une fonction administrative.
• Diplôme de fin d'études secondaires requis ; licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe, de préférence.
• Au moins quatre ans d'expérience dans ce domaine sont requis
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
• Capacité à fonctionner dans un environnement rapide et parfois stressant et à suivre les instructions, les politiques et les procédures.
• Connaissance approfondie de l'administration de bureau, des procédures administratives et des systèmes d'archivage.

Conditions de travail

• Environnement de bureau professionnel
• Utilisation courante d'équipements de bureau standard 
• Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h à 17h30)
• Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
• Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
• L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
• Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
• Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et à des températures chaudes.

Exigences physiques

• Ce poste requiert une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
• Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire.
• rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
• rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
• Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
• Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

Fourchette des salaires

23,00 $ - 25,00 $ par heure