エグゼクティブ・アシスタント

重要な職務と責任

• 社長およびエグゼクティブ・ディレクターのために来客や顧客を出迎え、案内する。
• 必要に応じて、プロフェッショナルかつタイムリーな方法で電話に応対し、選別する。
• 社内外の郵便物、電子メール、夜間小包を毎日確認し、対応する。 
• ドキュメントをスキャンし、組織ドライブにアップロード
• 物理的およびデジタル的に高度に整理されたファイリングシステムを積極的に確立し維持する。
• 複雑な入札書、提案書、契約書の初期レビューを支援する。
• 保険契約、保険証書、港湾許可証の更新と維持を毎年アシストする。
• 社長および専務取締役を補佐し、アポイントメントの調整、予定表作成、スケジュール管理を行い、すべての関係者にスケジュールに関する注意事項が周知されるようにする。
• 管理者からの問い合わせに対応し、解決する
• 機密事項やデリケートな問題に対処する際、高いプロ意識を発揮する。
• 取締役会や上級スタッフに提出する手紙、メモ、請求書、電子メール、報告書、その他の文書の作成を含む事務および管理業務を行う。
• 必要に応じてミーティングやその他の催しに出席する。エグゼクティブの代理として、要請に応じて会議の日程を決め、出席し、メモを取り、議事録を作成する。
• シニアスタッフに代わって、受信した連絡事項やメモを受け取り、内容を確認し、重要性を判断し、指示に従い、内容を要約または適切なスタッフに配布する。 
• 社長またはエグゼクティブ・ディレクターの指示によるその他の職務の遂行

現場での職務：

• 事務用品を管理し、社長および執行役員が現場で必要とする事務機器のメンテナンスを調整する。
• 現地での引越しのため、管理部門のファイルや資料の梱包を調整する。
• 現地で管理事務所を設置し、各ショーの最終日に撤収と荷物の整理を行う。
• 現場管理事務所の管理補佐
• 社長およびエグゼクティブ・ディレクターの指示に従い、現場での運営業務を補佐する。 
• 社長またはエグゼクティブ・ディレクターの指示によるその他の職務の遂行

参加資格

• 強い組織力と優先順位付けのスキル
• 最小限の監督下で自主的・協調的に業務を遂行し、複雑な状況でも問題解決できる能力
• 前向きでプロフェッショナルな態度を維持し、信頼性、誠実さ、守秘義務を実証する能力
• 口頭および書面による優れたコミュニケーション能力 
• 優れた対人・対顧客サービス・スキル
• Microsoft Office Suiteまたは関連ソフトウェアに習熟しており、新しいソフトウェアや更新されたソフトウェアを習得する能力がある。
• 優れた組織能力と細部へのこだわり
• 記録やファイリングなどの事務手続きやシステムの基本的な理解
• 3～5年の事務職経験。
• 高校卒業資格必須、経営学または関連分野の学士号取得者優遇
• 少なくとも4年間の関連業務経験が必要
• 時間管理能力に優れ、期限を守ることができる。
• テンポが速く、時にはストレスの多い環境でもうまく機能し、指示や方針、手続きに従うことができる。
• 事務管理、事務手続き、記録システムに関する幅広い知識

労働条件

• プロフェッショナルなオフィス環境
• 標準的なオフィス機器を日常的に使用 
• 標準的な勤務スケジュール（月～金、午前9時～午後5時30分）
• 必要に応じて夜間、休日、週末に勤務できること。
• イベント時には宿泊が必要となる場合がある
• 混雑状況（イベントスペースの内外を問わず）
• 顧客やベンダーと直接（顔を合わせて）接する
• 日陰がほとんどなく、気温が高い屋外での作業が求められることがある。

身体的要件

• このポジションでは、データや図表の準備・分析、転記、コンピューター端末の閲覧、広範な読書などの作業を行うため、近い視力を必要とする。
• 時々、補助なしで25ポンドまで持ち上げたり動かしたりすることがあり、必要に応じて屈んだり立ったりする。
• 長時間座ったり、歩いたり、立ったりすることが多い
• 長時間の立ち仕事（8～10時間以上）
• 長距離を歩く（毎日数マイルまで）
• 休憩をほとんど取らずに反復作業を行う

給与範囲

時給 $23.00 - $25.00