Administrative Assistentin der Geschäftsleitung

Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten

• Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Kunden für den Präsidenten und den Exekutivdirektor.
• Telefonanrufe nach Bedarf in professioneller und zeitgerechter Weise entgegennehmen und prüfen; genaue Nachrichten mit einem hohen Maß an Professionalität und Höflichkeit entgegennehmen; Konferenzgespräche organisieren
• Überprüfung und Beantwortung der täglichen internen/externen Post, E-Mails und Nachtpakete; Senden und Empfangen von Faxen nach Anweisung 
• Scannen und Hochladen von Dokumenten auf das Organisationslaufwerk
• Aufbau und Pflege eines gut organisierten Ablagesystems, sowohl physisch als auch digital; rechtzeitige Ablage von Schriftverkehr und anderen Unterlagen
• Unterstützung bei der Erstprüfung komplexer Angebote, Vorschläge und Verträge
• Unterstützung bei der jährlichen Aktualisierung und Pflege von Versicherungsverträgen, Versicherungsbescheinigungen und Hafengenehmigungen
• Unterstützung des Präsidenten und des Exekutivdirektors bei der Koordinierung von Terminen und der Erstellung von Terminkalendern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Zeitplan informiert und auf dem Laufenden gehalten werden
• Beantwortung und Lösung von Anfragen von Verwaltungsangestellten
• ein hohes Maß an Professionalität im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Themen an den Tag legen
• Erledigung von Büro- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Erstellung von Briefen, Memos, Rechnungen, E-Mails, Berichten und anderen Dokumenten, die dem Verwaltungsrat und leitenden Mitarbeitern vorgelegt werden; bei Bedarf Erstellung schriftlicher Zusammenfassungen von Daten
• Teilnahme an Sitzungen und anderen Veranstaltungen nach Bedarf. Planung und Teilnahme an Besprechungen im Namen von Führungskräften nach Bedarf, Anfertigung von Notizen und Protokollierung
• Entgegennahme eingehender Mitteilungen oder Memos im Namen leitender Mitarbeiter, Prüfung des Inhalts, Feststellung der Wichtigkeit und Zusammenfassung und/oder Weiterleitung des Inhalts an die zuständigen Mitarbeiter nach Anweisung 
• Wahrnehmung zusätzlicher Aufgaben, die vom Präsidenten oder Exekutivdirektor zugewiesen werden

Vor-Ort-Aufgaben:

• Verwaltung des Büromaterials und Koordinierung der Wartung der Büroausstattung nach Bedarf des Präsidenten und der Exekutivversammlungen vor Ort
• Koordinierung der Verpackung von Verwaltungsakten und -materialien für den Umzug vor Ort
• Einrichtung des Verwaltungsbüros vor Ort und Koordinierung des Abbaus/Umpackens am letzten Tag einer jeden Ausstellung
• Mithilfe bei der Verwaltung des Verwaltungsbüros vor Ort
• Unterstützung bei operativen Aufgaben vor Ort auf Anweisung des Präsidenten und des Exekutivdirektors 
• Wahrnehmung zusätzlicher Aufgaben, die vom Präsidenten oder Exekutivdirektor zugewiesen werden

Qualifikationen

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit zur Prioritätensetzung
• Fähigkeit zu selbständigem und kooperativem Arbeiten unter minimaler Aufsicht und Fähigkeit zur Problemlösung in komplexen Situationen
• Fähigkeit, ein positives und professionelles Auftreten zu bewahren sowie Glaubwürdigkeit, Integrität und Vertraulichkeit zu demonstrieren
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. 
• Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und im Umgang mit Kunden
• Beherrschung der Microsoft Office Suite oder verwandter Software mit der Fähigkeit, neue oder aktualisierte Software zu erlernen
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Grundlegendes Verständnis von bürotechnischen Verfahren und Systemen wie Aktenführung und Ablage
• Drei bis fünf Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition.
• High-School-Abschluss erforderlich; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich bevorzugt
• Mindestens vier Jahre einschlägige Erfahrung erforderlich
• Ausgezeichnetes Zeitmanagement und nachgewiesene Fähigkeit, Fristen einzuhalten.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen und bisweilen stressigen Umfeld gut zu funktionieren und Anweisungen, Strategien und Verfahren zu befolgen
• Umfassende Kenntnisse in den Bereichen Büroverwaltung, Büroabläufe und Aktenführung

Arbeitsbedingungen

• Professionelle Büroumgebung
• verwendet routinemäßig Standard-Bürogeräte 
• Standardarbeitszeit (Montag-Freitag von 9 Uhr bis 17:30 Uhr)
• Sie müssen bereit sein, je nach Bedarf abends, an Feiertagen und an Wochenenden zu arbeiten.
• Bei Veranstaltungen kann eine Übernachtung erforderlich sein
• Überfüllte Räume (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Veranstaltungsräumen)
• Direkter (persönlicher) Kontakt zu Kunden und Lieferanten
• Es kann erforderlich sein, im Freien zu arbeiten, mit wenig oder keinem Schatten und warmen Temperaturen

Physikalische Anforderungen

• Diese Position erfordert eine gute Sehschärfe, um eine Tätigkeit wie das Aufbereiten und Analysieren von Daten und Zahlen, das Abschreiben, das Betrachten eines Computerterminals und umfangreiches Lesen auszuüben.
• Gelegentliches Heben oder Bewegen von bis zu 25 Pfund ohne fremde Hilfe und Bücken oder Stehen nach Bedarf.
• Häufiges Sitzen, Gehen und Stehen über einen längeren Zeitraum
• Stehen über längere Zeit (8-10+)
• weite Strecken zu Fuß zurücklegen (bis zu mehreren Kilometern täglich)
• Sich wiederholende Aufgaben mit wenigen Pausen durchführen

Gehaltsspanne

$23,00 - $25,00 pro Stunde