Assistente amministrativo esecutivo

Compiti e responsabilità essenziali

• Accogliere e indirizzare visitatori e clienti per il Presidente e il Direttore esecutivo.
• Rispondere e smistare le telefonate secondo le necessità in modo professionale e tempestivo; prendere messaggi accurati con un alto grado di professionalità e cortesia; organizzare teleconferenze.
• Esaminare e rispondere alla posta interna/esterna giornaliera, alle e-mail e ai pacchetti notturni; inviare e ricevere fax secondo le istruzioni. 
• Scansione e caricamento di documenti sul drive dell'organizzazione
• Stabilire e mantenere in modo proattivo un sistema di archiviazione altamente organizzato, sia fisico che digitale; archiviare la corrispondenza e altri documenti in modo tempestivo.
• Assistere nella revisione iniziale di offerte, proposte e contratti complessi.
• Assistenza nell'aggiornamento e nella manutenzione dei contratti assicurativi, del Certificato di Assicurazione e dei permessi portuali annuali.
• Assistere il Presidente e il Direttore Esecutivo nel coordinare, calendarizzare e programmare gli appuntamenti, assicurando che tutte le parti siano informate e aggiornate sulla conoscenza del programma.
• Rispondere e risolvere le richieste di informazioni da parte degli amministratori.
• Dimostrare un elevato livello di professionalità nel trattare questioni riservate e sensibili.
• Eseguire compiti amministrativi e di segreteria, tra cui la stesura di lettere, promemoria, fatture, e-mail, relazioni e altri documenti da presentare al Consiglio di amministrazione e al personale senior; preparare sintesi scritte di dati, se necessario.
• Partecipare a riunioni e altre funzioni secondo le necessità. Programmare e partecipare alle riunioni per conto dei dirigenti, come richiesto, prendendo appunti e registrando i verbali.
• Ricevere le comunicazioni o i promemoria in arrivo per conto del personale senior, esaminarne il contenuto, determinarne l'importanza e riassumere e/o distribuire il contenuto al personale appropriato secondo le istruzioni. 
• Eseguire ulteriori compiti come assegnato dal Presidente o dal Direttore Esecutivo.

Compiti in loco:

• Mantenere le forniture d'ufficio e coordinare la manutenzione delle attrezzature d'ufficio secondo le necessità del Presidente e delle convenzioni esecutive in loco.
• Coordinare l'imballaggio dei file e dei materiali dell'amministrazione per il trasferimento in loco
• Allestire l'ufficio amministrativo in loco e coordinare lo smontaggio/rimballaggio l'ultimo giorno di ogni spettacolo.
• Assistenza nella gestione dell'ufficio amministrativo in loco
• Assistere le funzioni operative in loco secondo le indicazioni del Presidente e del Direttore esecutivo. 
• Eseguire ulteriori compiti come assegnato dal Presidente o dal Direttore Esecutivo.

Qualifiche

• Forti capacità organizzative e di definizione delle priorità
• Capacità di lavorare in modo indipendente e collaborativo con una supervisione minima e capacità di risolvere problemi in situazioni complesse.
• Capacità di mantenere un atteggiamento positivo e professionale e di dimostrare credibilità, integrità e riservatezza.
• Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta. 
• Ottime capacità relazionali e di servizio al cliente
• Conoscenza della suite Microsoft Office o di software correlati con la capacità di apprendere software nuovi o aggiornati.
• Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli
• Conoscenza di base delle procedure e dei sistemi impiegatizi, come la tenuta dei registri e l'archiviazione.
• Da tre a cinque anni di esperienza in un ruolo amministrativo.
• È richiesto un diploma di scuola superiore; è preferibile una laurea in economia aziendale o in un settore correlato.
• Sono richiesti almeno quattro anni di esperienza nel settore
• Ottime capacità di gestione del tempo e comprovata capacità di rispettare le scadenze.
• Capacità di lavorare bene in un ambiente frenetico e a volte stressante e di seguire le indicazioni, le politiche e le procedure.
• Conoscenza approfondita dell'amministrazione d'ufficio, delle procedure amministrative e dei sistemi di registrazione.

Condizioni di lavoro

• Ambiente d'ufficio professionale
• Utilizza abitualmente attrezzature d'ufficio standard 
• Orario di lavoro standard (lunedì-venerdì dalle 9:00 alle 17:30)
• Deve essere disponibile a lavorare la sera, nei giorni festivi e nei fine settimana, a seconda delle necessità.
• Potrebbe essere richiesto il pernottamento durante gli eventi
• Condizioni di affollamento (sia all'interno che all'esterno degli spazi per eventi)
• Contatto diretto (faccia a faccia) con clienti e fornitori
• Può essere richiesto di lavorare all'aperto con poca o nessuna ombra e temperature calde.

Requisiti fisici

• Questa posizione richiede un'elevata acutezza visiva per svolgere attività quali la preparazione e l'analisi di dati e figure, la trascrizione, la visualizzazione di un terminale informatico e la lettura approfondita.
• Occasionalmente sollevare o spostare fino a 25 libbre senza assistenza e piegarsi o stare in piedi come necessario.
• Frequenti sedute, camminate e permanenze in piedi per lunghi periodi
• Stare in piedi per lunghi periodi di tempo (8-10+)
• Camminare per lunghi tratti (fino a diversi chilometri al giorno)
• Esecuzione di compiti ripetitivi con poche pause

Intervallo di stipendio

$23.00 - $25.00 all'ora