IL DILETTANTE DI STEVE LIEBER
Dilettante 045: La lista di controllo della Convention
La stagione delle convention di fumetti è quasi alle porte e io e i miei amici stiamo facendo quello che facciamo sempre, andare nel panico. C'è così tanto da fare! (Se avete un fumetto da finire in tempo per la convention, questa rubrica non vi aiuterà).
Ma nelle settimane che precedono la fiera e durante la fiera stessa sarete impegnati in più attività, quindi più avrete organizzato le cose, meglio andrà la fiera. Ecco alcuni passi per prepararsi al successo nelle settimane e nei giorni precedenti la fiera.
Per prima cosa, create una cartella nel cloud chiamata "Convenzioni". Createla in Dropbox, Google Drive o dove preferite. Il punto è avere tutte le informazioni in un unico posto online.
- Creare un nuovo documento con l'elenco dei nomi e delle date di tutte le fiere a cui si intende partecipare quest'anno. Elencateli in ordine.
- Ora create una cartella per ogni convenzione. Ecco cosa andrà in queste cartelle:
- PDF delle informazioni di viaggio per il congresso: Biglietto aereo o ferroviario, dettagli dell'hotel o di altri alloggi.
- Documenti e permessi relativi all'imposta sulle vendite
- Un documento con le informazioni di contatto per:
- La persona che vi incontra se venite presi in consegna
- Il referente per gli ospiti del congresso, se presente
- Tutti i contatti locali di cui potreste aver bisogno.
- Informazioni sulla tracciabilità dei pacchetti spediti
- Un elenco di ciò che è necessario fare per partecipare alla fiera, di ciò che è necessario spedire e di ciò che è necessario portare con sé.
Create un'altra cartella con la vostra foto, la vostra biografia e la copertina del vostro ultimo libro. Le immagini devono avere una risoluzione sia per il web che per la stampa.
Creare un'altra cartella con tutti i file che potrebbero essere necessari per la stampa in occasione di un convegno:
- PDF delle stampe d'arte
- PDF dei vostri listini prezzi e di altri cartelli da tavolo
- PDF del vostro biglietto da visita
- PDF di articoli promozionali come cartoline o segnalibri
- Un foglio di vendita: si tratta di una lista di controllo di tutto ciò che vendete, con uno spazio per i segni di riconoscimento per tenere traccia delle vendite.
Ed ecco le liste di cose da fare per i mesi, le settimane e i giorni che precedono una convention.
I mesi a venire:
- Candidarsi al congresso.
- Organizzare lo spazio per lo stand o il tavolo.
- Inviate alla truffa un link alla cartella con l'immagine, la biografia e la copertina del vostro ultimo libro.
- Organizzare il viaggio. Se è la convention a occuparsi dell'organizzazione, preparate un documento con tutte le informazioni di viaggio di cui avranno bisogno: numeri di frequent flyer, codice TSA Pre (se siete viaggiatori abituali, il tempo e la spesa necessari per iscriversi al programma valgono assolutamente la pena), numero di passaporto per le convention non statunitensi, ecc. Preparate questo documento una volta sola e non dovrete più cercare tutte queste informazioni.
- Organizzare l'alloggio. Prenotate un hotel, mettete in fila i coinquilini, scoprite se un amico del posto ha un divano?
- Registrate i permessi necessari per esporre in fiera.
- Prendete accordi per eventuali panel o conferenze.
- Scoprite chi sono i rivenditori vicini alla convention. Se i tempi funzionano, potreste organizzare un autografo?
- Controllare l'inventario. Avete abbastanza copie dei libri, delle stampe, ecc. che intendete vendere?
- Riordinate o ristampate tutto ciò che vi manca.
- Se dovete riordinare, verificate prima con l'editore.
- Se l'editore non ha ancora abbastanza copie, cercate di procurarvele (a un prezzo quasi all'ingrosso) presso qualche rivenditore locale o su Internet.
- Annunciate la vostra presenza alla convention sui social media. Assicuratevi di taggare la convention in modo che possa condividere l'annuncio.
- Se accettate commissioni preconcordate, informate le persone sulle condizioni.
Qualche settimana in anticipo:
- Decidere cosa spedire alla convention.
- Scoprite se l'hotel accetta le spedizioni. La maggior parte lo fa, anche se alcuni addebitano le spese di deposito e uno o due addebitano le spese al giorno, il che può costare una fortuna. In tal caso, cercate altre opzioni. Forse un'agenzia di spedizioni vicino alla convention, o un amico che vive vicino alla convention? Forse un rivenditore locale che esporrà alla fiera?
- Annotate nel vostro documento per quella convenzione esattamente cosa avete spedito, in quali quantità e il numero di tracciamento della spedizione.
- Rivolgetevi a chiunque vogliate incontrare. Non rimandate! Gli orari si riempiono rapidamente.
- Decidete quali opere d'arte originali portare e assicuratevi che il prezzo sia scritto a matita sul retro.
- Annunciate la vostra presenza alla fiera sui social media. Assicuratevi di taggare la convention in modo che possa condividere l'annuncio.
Una settimana prima:
Avvisate i collaboratori e i clienti che sarete assenti e che potreste non essere raggiungibili o liberi per fare delle correzioni all'ultimo minuto.
Annunciate la vostra presenza alla convention sui social media, di nuovo. Assicuratevi di taggare la convention in modo che possa condividere l'annuncio.
Raccogliete tutte le cose che porterete con voi:
- Qualsiasi libro non spedito.
- Stampe d'arte. (Se avete molte stampe diverse, organizzatele e cercate un modo per trovare rapidamente quella che cercate alla fiera).
- Qualsiasi altra merce.
- Biglietti da visita.
- Articoli promozionali come segnalibri, cartoline o libretti di anteprima.
- Scheda di vendita con l'elenco di tutto ciò che avrete in vendita.
- Un foglio di iscrizione per gli sketch della convention.
- Uno e cinque, per non rimanere senza spiccioli.
- Valuta estera, se la truffa avviene al di fuori degli Stati Uniti.
- Kit convenzione
Cosa tenere nel kit del congresso?
- L'attrezzatura per l'esposizione dello stand o del tavolo. Se è molto elaborata, probabilmente la spedirete in anticipo, ma per molti espositori si tratta solo di una tovaglia e di qualche leggio o cubo in rete metallica.
- I vostri cartelli da tavolo e i listini prezzi.
- Una bilancia da viaggio portatile. La maggior parte delle compagnie aeree applica un'enorme tassa se il bagaglio supera anche di un solo chilo il limite.
- Tutto ciò che potrebbe servire per riparare il display. Il nastro da imballaggio e uno o due morsetti a molla possono essere molto utili.
- Una chiavetta con una serie di immagini del vostro lavoro. Se venite chiamati a partecipare a un panel, il tecnico AV può aggiungere rapidamente le vostre immagini a una presentazione.
- Il materiale artistico di cui potreste aver bisogno: penne, matite, pennelli, pennarelli e ricariche per pennarelli, carta di buona qualità, carta da macero. Non saccheggiate le vostre scorte quotidiane. Tenete un set separato.
- Post-it.
- Cavi di ricarica per telefoni
- Una batteria di riserva per il telefono
- Un lettore Square (ora chiamato Point of Sale) o un lettore PayPal Here, in modo da poter accettare carte di credito. (Se non vi siete ancora iscritti a Square o PayPal Here, fatelo subito. L'accettazione di carte di credito alle convention era una novità. Ora è una cosa che ci si aspetta).
- Qualche biglietto da visita in più, perché tutti lo finiscono.
Il giorno prima della partenza:
- Stampate un documento con il programma completo della convention: incontri, panel, firme, cene.
- Stampate tutte le informazioni di viaggio.
- Stampate la prova dei permessi o delle registrazioni dell'imposta sulle vendite che avete sottoscritto.
- Stampate gli appunti o i supporti visivi per i panel o le presentazioni.
- Carica tutti i dispositivi.
- Cercate su Google se c'è un negozio di alimentari nelle vicinanze della convention. Alcune convention danno da mangiare ai loro ospiti, altre no. Se non lo fanno, e non volete aspettare in una fila di 20 minuti per un hotdog da 9 dollari al centro congressi, dovrete prendere pranzi e spuntini da qualche parte prima della convention, oppure portarli da casa.
- Raccogliere vestiti e oggetti personali.
- Mettete tutto in una o due valigie e pesate tutto per assicurarvi che ogni bagaglio sia al di sotto del limite fissato dalla compagnia aerea.
Vi sembra un lavoro impegnativo? Lo è! Ma esporre alle convention è una parte sempre più importante del programma di ogni creatore di fumetti, e quanto meglio sarete organizzati, tanto più sarete in grado di godervele.
Cosa c'è nella vostra lista di controllo della convention? Fatemi sapere! Potete contattarmi su Twitter @steve_lieber o su Facebook.