LE DILETTANTE DE STEVE LIEBER
Dilettante 045 : Votre liste de contrôle pour la convention
La saison des conventions de bandes dessinées est presque à nos portes, et mes amis et moi faisons ce que nous faisons toujours, c'est-à-dire paniquer. Il y a tellement de choses à faire ! (Si vous avez une bande dessinée que vous devez terminer à temps pour la convention, cette chronique ne vous aidera pas).
Mais vous serez multitâches dans les semaines qui précèdent le congrès et pendant le congrès lui-même, donc plus vous organiserez les choses, mieux le congrès se déroulera. Voici quelques étapes à suivre pour réussir dans les semaines et les jours qui précèdent la convention.
Tout d'abord, créez un dossier dans le nuage appelé "Conventions". Créez-le dans Dropbox, Google Drive, etc. L'objectif est d'avoir toutes vos informations à un seul endroit en ligne.
- Créez un nouveau document contenant la liste des noms et des dates de tous les congrès auxquels vous prévoyez d'assister cette année. Classez-les dans l'ordre.
- Créez maintenant un dossier pour chaque convention. Voici ce qu'il faut mettre dans ces dossiers :
- PDF de vos informations de voyage pour cette convention : Votre billet d'avion ou de train, les détails de l'hôtel ou de l'hébergement.
- Documents et permis relatifs à la taxe de vente
- Un document contenant les coordonnées des personnes à contacter :
- La personne qui vient à votre rencontre si l'on vient vous chercher
- La personne chargée de la liaison avec les invités de la convention, s'il y en a une
- Tous les contacts locaux dont vous pourriez avoir besoin.
- Informations sur le suivi des colis expédiés
- Une liste de ce qu'il faut faire pour participer à ce congrès, de ce qu'il faut envoyer et de ce qu'il faut apporter.
Créez un autre dossier avec votre photo, votre biographie et la couverture de votre dernier livre. Ayez les images en résolution web et imprimée.
Créez un autre dossier contenant les fichiers que vous pourriez avoir besoin d'imprimer lors d'une convention :
- PDF de vos tirages d'art
- PDF de vos listes de prix et autres panneaux de tableau
- PDF de votre carte de visite
- PDF d'articles promotionnels tels que des cartes postales ou des signets
- Une feuille de vente : il s'agit d'une liste de contrôle de tout ce que vous vendez, avec un espace pour les marques de hachage afin de suivre les ventes.
Voici la liste des choses à faire dans les mois, les semaines et les jours qui précèdent la tenue d'un congrès.
Mois à venir :
- Postuler à la convention.
- Réservez un espace pour un stand ou une table.
- Envoyez au con un lien vers le dossier contenant votre photo, votre biographie et la couverture de votre dernier livre.
- Organiser le voyage. Si c'est l'organisateur qui s'en charge, préparez un document contenant toutes les informations dont il aura besoin : numéro de grand voyageur, code TSA Pre (si vous êtes un grand voyageur, le temps et les frais nécessaires pour vous inscrire au programme en valent vraiment la peine), numéro de passeport pour les conventions en dehors des États-Unis, etc. Rassemblez ce document une fois pour toutes et vous n'aurez plus jamais à rechercher toutes ces informations.
- Organiser le logement. Réservez un hôtel, trouvez des colocataires, demandez à un ami local s'il a un canapé ?
- S'inscrire pour obtenir les autorisations nécessaires à l'exposition.
- Prendre des dispositions pour les panels ou les conférences.
- Renseignez-vous sur les détaillants situés à proximité de la convention. Si le timing est bon, vous pourrez peut-être organiser une séance de dédicace.
- Vérifier l'inventaire. Avez-vous suffisamment d'exemplaires des livres, gravures, etc. que vous envisagez de vendre ?
- Commander à nouveau ou réimprimer tout ce dont vous manquez.
- Si vous devez passer une nouvelle commande, vérifiez d'abord auprès de l'éditeur.
- Si l'éditeur n'a plus assez d'exemplaires, voyez si vous pouvez en obtenir (à un prix proche de la vente en gros) auprès d'un détaillant local ou sur Internet.
- Annoncez votre participation au congrès sur les médias sociaux. N'oubliez pas d'indiquer le nom de l'organisateur pour qu'il puisse partager l'annonce.
- Si vous acceptez des commissions avant la convention, informez-en les participants.
Quelques semaines à l'avance :
- Décidez de ce que vous allez envoyer à la convention.
- Vérifiez si l'hôtel accepte les envois. La plupart le font, mais certains facturent des frais de stockage et un ou deux hôtels facturent à la journée, ce qui peut coûter une fortune. Si c'est le cas, cherchez d'autres options. Peut-être un service d'emballage et d'expédition près de la convention, ou un ami qui habite près de la convention ? Peut-être un détaillant local qui exposera au salon ?
- Notez dans votre document pour cette convention ce que vous avez expédié exactement, en quelles quantités, ainsi que le numéro de suivi de l'envoi.
- Tendez la main à tous ceux que vous souhaitez rencontrer. Ne remettez pas cela à plus tard ! Les emplois du temps se remplissent rapidement.
- Décidez des œuvres d'art originales à apporter et assurez-vous que leur prix est indiqué au crayon au dos de l'œuvre.
- Annoncez votre présence au congrès sur les médias sociaux. Veillez à taguer la convention pour qu'elle puisse partager l'annonce.
Une semaine avant :
Informez vos collaborateurs et vos clients que vous serez absent et que vous ne serez peut-être pas joignable ou disponible pour effectuer des réparations de dernière minute.
Annoncez votre participation au congrès sur les médias sociaux . N'oubliez pas de taguer la convention pour qu'elle puisse partager l'annonce.
Rassemblez toutes les affaires que vous allez apporter :
- Les livres que vous n'avez pas expédiés.
- Impressions d'art. (Si vous avez beaucoup de tirages différents, organisez-les, et ayez un moyen de trouver rapidement celui que vous cherchez lors de la convention).
- Toute autre marchandise.
- Cartes de visite.
- Des articles promotionnels tels que des signets, des cartes postales ou des livrets de prévisualisation.
- Liste de tout ce que vous aurez à vendre.
- Une feuille d'inscription pour les sketches de la convention.
- Un et cinq pour ne pas être à court de monnaie.
- Monnaie étrangère, si l'escroquerie a lieu en dehors des États-Unis.
- Kit Convention
Que devez-vous garder dans votre kit pour la convention ?
- Le matériel d'exposition de votre stand ou de votre table. S'il est complexe, vous l'expédierez probablement à l'avance, mais pour de nombreux exposants, il s'agit simplement d'une nappe et de quelques présentoirs ou cubes en treillis métallique.
- Vos panneaux de table et listes de prix.
- Une balance de voyage portable. La plupart des compagnies aériennes facturent des frais importants si votre bagage dépasse d'un seul kilo la limite fixée.
- Tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour réparer votre présentoir. Du ruban adhésif d'emballage et une ou deux pinces à ressort peuvent s'avérer très utiles.
- Une clé USB contenant un grand nombre d'images de votre travail. Si vous êtes appelé à participer à un panel, le technicien audiovisuel peut rapidement ajouter vos images à un diaporama.
- Les fournitures artistiques dont vous pourriez avoir besoin : stylos, crayons, pinceaux, marqueurs et recharges de marqueurs, papier de bonne qualité, papier brouillon. Ne dévorez pas vos fournitures quotidiennes. Ayez une réserve séparée.
- Post-it.
- Câbles de chargement de téléphone
- Une batterie de rechange pour votre téléphone
- Un lecteur Square (désormais appelé Point of Sale) ou un lecteur PayPal Here, pour pouvoir accepter les cartes de crédit. (Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à Square ou à PayPal Here, faites-le dès maintenant. Accepter des cartes de crédit dans les conventions était autrefois une nouveauté. Aujourd'hui, on s'attend à ce que ce soit le cas).
- Quelques cartes de visite supplémentaires, car tout le monde en manque.
La veille du départ :
- Imprimez un document contenant le programme complet de la convention : réunions, panels, dédicaces, dîners.
- Imprimez toutes vos informations de voyage.
- Imprimez la preuve des permis ou des enregistrements de taxe de vente pour lesquels vous vous êtes inscrit.
- Imprimez les notes ou les supports visuels pour les panels ou les présentations.
- Chargez tous vos appareils.
- Cherchez sur Google s'il y a une épicerie près de la convention. Certaines conventions nourrissent leurs invités, d'autres non. Si ce n'est pas le cas, et que vous ne voulez pas faire la queue pendant 20 minutes pour un hot-dog à 9 $ au centre de congrès, vous devrez soit aller chercher des déjeuners et des collations quelque part avant le congrès, soit les apporter de chez vous.
- Rassembler les vêtements et les objets personnels.
- Mettez tout dans une ou deux valises et pesez le tout pour vous assurer que chaque sac est en dessous de la limite imposée par la compagnie aérienne.
Cela vous semble-t-il beaucoup de travail ? C'est vrai ! Mais la participation à des conventions est une partie de plus en plus importante de l'emploi du temps de tous les créateurs de bandes dessinées, et plus vous serez organisé, plus vous pourrez en profiter.
Quelle est votre liste de contrôle pour la convention ? N'hésitez pas à me le faire savoir ! Vous pouvez me joindre sur Twitter @steve_lieber ou sur Facebook.