EL DILETANTE DE STEVE LIEBER
Diletante 045: Su lista de control para la Convención
La temporada de convenciones de cómics está a la vuelta de la esquina, y mis amigos y yo estamos haciendo lo de siempre: entrar en pánico. Hay tanto que hacer. (Si tienes un cómic que tienes que terminar a tiempo para la convención, esta columna no te va a ayudar).
Pero vas a tener que hacer varias cosas a la vez en las semanas previas a la convención y en la propia convención, así que cuanto más organizadas tengas las cosas, mejor te irá en la convención. Aquí tienes algunos pasos para prepararte para el éxito en las semanas y días previos a la convención.
Primero, haz una carpeta en la nube llamada "Convenciones". Hazla en Dropbox, Google drive, donde sea. La cuestión es tener toda tu información en un solo lugar online.
- Haz un documento nuevo que sea una lista de los nombres y fechas de todas las convenciones a las que piensas asistir este año. Enuméralas por orden.
- Ahora haz una carpeta para cada convención. Esto es lo que va a ir en esas carpetas:
- PDFs con la información de su viaje para esa convención: Su billete de avión o tren, hotel u otros datos de alojamiento
- Documentos y permisos relativos al impuesto sobre las ventas
- Un documento con información de contacto de:
- La persona que se reúna contigo si te van a recoger
- El enlace con los invitados a la convención, si lo hubiera
- Cualquier contacto local que pueda necesitar.
- Información de seguimiento de los paquetes enviados
- Una lista de lo que tienes que hacer para asistir a esa convención, lo que tienes que enviar y lo que tienes que llevar contigo.
Haz otra carpeta con tu foto, tu biografía y la portada de tu último libro. Ten las imágenes tanto en resolución web como de impresión.
Crea otra carpeta con los archivos que puedas necesitar para imprimir en una convención:
- PDF de sus impresiones artísticas
- PDF de sus listas de precios y otros carteles de mesa
- PDF de su tarjeta de visita
- PDF de artículos promocionales como postales o marcapáginas
- Una hoja de ventas: se trata de una lista de control de todo lo que vendes, con espacio para marcar las ventas.
Y aquí están sus listas de tareas para los meses, semanas y días previos a una estafa.
Meses por delante:
- Aplicar a la convención.
- Solicite espacio para su stand o mesa.
- Envíe a la estafa un enlace a la carpeta con el retrato, la biografía y la portada de su último libro.
- Organiza el viaje. Si es la convención la que se encarga de los preparativos, tenga preparado un documento con toda la información necesaria para el viaje: números de viajero frecuente, código TSA Pre (si viaja con frecuencia, el tiempo y los gastos necesarios para inscribirse en el programa merecen la pena), número de pasaporte para convenciones fuera de EE.UU., etc. Reúna este documento una vez y no tendrá que volver a buscar toda esa información.
- Organice el alojamiento. Reserve un hotel, busque compañeros de piso, averigüe si un amigo de la zona tiene un sofá...
- Inscríbase para obtener los permisos necesarios para exponer en la feria.
- Organice paneles o charlas.
- Averigua quiénes son los minoristas cercanos a la estafa. Si el tiempo lo permite, ¿puede organizar una firma?
- Comprueba el inventario. ¿Tiene suficientes ejemplares de los libros, grabados, etc. que piensa vender?
- Vuelva a pedir o reimprimir lo que le falte.
- Si tiene que volver a hacer un pedido, consulte primero con el editor.
- Si a la editorial no le quedan ejemplares suficientes, compruebe si puede conseguirlos (a un precio cercano al de mayorista) en algún minorista local o en Internet.
- Anuncia tu participación en la convención en las redes sociales. Asegúrate de etiquetar a la convención para que puedan compartir el anuncio.
- Si va a aceptar comisiones antes de la convención, comunique las condiciones.
Unas semanas por delante:
- Decida qué va a enviar a la estafa.
- Averigua si el hotel acepta envíos. La mayoría lo hacen, aunque algunos cobran gastos de almacenamiento y uno o dos cobran por día, lo que puede costar una fortuna. Si es así, busque otras opciones. ¿Quizá una empresa de embalaje y envío cercana a la convención, o un amigo que viva cerca de la convención? ¿Quizá un minorista local que vaya a exponer en la feria?
- Anote en su documento para ese convenio exactamente qué ha enviado, y en qué cantidades, y el número de seguimiento del envío.
- Ponte en contacto con cualquier persona con la que quieras reunirte. No lo pospongas. Los horarios se llenan rápidamente.
- Decide qué arte original vas a llevar y asegúrate de que su precio está escrito a lápiz en el reverso.
- Vuelve a anunciar tu participación en la convención en las redes sociales. Asegúrate de etiquetar a la convención para que puedan compartir el anuncio.
Una semana antes:
Avisa a colaboradores y clientes de que estarás fuera y de que es posible que no estés localizable o libre para hacer arreglos de última hora.
Vuelve a anunciar tu participación en la convención en las redes sociales. Asegúrate de etiquetar a la convención para que puedan compartir el anuncio.
Reúne todas las cosas que vayas a llevar:
- Los libros que no enviaste.
- Impresiones artísticas. (Si tienes muchas impresiones diferentes, organízalas y ten una forma de encontrar la que buscas rápidamente en la estafa).
- Cualquier otra mercancía.
- Tarjetas de visita.
- Artículos promocionales como marcapáginas, postales o folletos de presentación.
- Listado de todo lo que tendrá a la venta.
- Una hoja de inscripción para los sketches de la convención.
- De uno y de cinco para que no te quedes sin cambio.
- Moneda extranjera, si la estafa es fuera de Estados Unidos.
- Kit de la Convención
¿Qué debe llevar en su kit de convención?
- El equipo de exposición de su stand o mesa. Si es muy elaborado, probablemente lo envíe usted antes, pero para muchos expositores se trata sólo de un mantel y unos cuantos atriles o cubos de malla metálica.
- Sus carteles de mesa y listas de precios.
- Una báscula de viaje portátil. La mayoría de las aerolíneas cobran una tasa enorme si tu maleta supera el límite en un solo kilo.
- Cualquier cosa que puedas necesitar para reparar tu pantalla. La cinta de embalar y una o dos pinzas de resorte pueden ser muy útiles.
- Un pendrive con un montón de imágenes de tu trabajo. Si te llaman para participar en un panel, el técnico audiovisual puede añadir rápidamente tus imágenes a un pase de diapositivas.
- El material artístico que puedes necesitar: bolígrafos, lápices, pinceles, rotuladores y recambios de rotuladores, papel de buena calidad, papel de borrador. No saquees tu material diario. Ten un juego aparte.
- Notas adhesivas.
- Cables de carga para teléfonos
- Una batería de repuesto para el teléfono
- Un lector Square (ahora llamado Punto de Venta) o un lector PayPal Here, para que puedas aceptar tarjetas de crédito. (Si aún no te has registrado en Square o PayPal Here, hazlo ahora mismo. Aceptar tarjetas de crédito en las convenciones solía ser una novedad. Ahora se espera).
- Unas cuantas tarjetas de visita de más, porque a todo el mundo se le acaban.
El día antes de la salida:
- Imprima un documento con el programa completo de la convención: reuniones, paneles, firmas, cenas.
- Imprima toda la información de su viaje.
- Imprima el justificante de los permisos o registros del impuesto sobre las ventas que haya contratado.
- Imprima las notas o ayudas visuales para paneles o presentaciones.
- Carga todos tus dispositivos.
- Busca en Google si hay alguna tienda de comestibles cerca de la estafa. Algunas convenciones dan de comer a sus invitados, otras no. Si no lo hacen, y no quieres esperar 20 minutos en una cola para comprar un perrito caliente de 9 dólares en el centro de convenciones, tendrás que comprar comida y tentempiés en algún sitio antes de la convención, o traerlos de casa.
- Reúne ropa y objetos personales.
- Métalo todo en una o dos maletas, y péselo todo para asegurarse de que cada maleta está por debajo del límite de la compañía aérea.
¿Le parece mucho trabajo? Pues sí. Pero exponer en congresos es una parte cada vez más importante de la agenda de todo creador de cómics, y cuanto mejor te organices, más podrás disfrutar de ellos.
¿Qué hay en su lista de convenciones? Cuéntamelo. Puedes contactar conmigo en Twitter @steve_lieber o en Facebook.