STEVE LIEBER'S DILETTANT
Dilettante 045: Ihre Kongress-Checkliste
Die Comic-Convention-Saison steht vor der Tür, und meine Freunde und ich tun das, was wir immer tun: Wir geraten in Panik. Es gibt so viel zu tun! (Wenn Sie einen Comic haben, den Sie rechtzeitig für die Messe fertigstellen müssen, wird Ihnen diese Kolumne nicht weiterhelfen.)
Aber in den Wochen vor dem Kongress und auf dem Kongress selbst werden Sie Multitasking betreiben. Je besser Sie also alles organisiert haben, desto besser wird der Kongress verlaufen. Hier sind einige Schritte, mit denen Sie sich in den Wochen und Tagen vor dem Kongress auf den Erfolg vorbereiten können.
Erstellen Sie zunächst einen Ordner in der Cloud mit dem Namen "Konventionen". Legen Sie ihn in Dropbox, Google Drive oder wo auch immer an. Es geht darum, dass Sie alle Informationen an einem Ort online haben.
- Erstellen Sie ein neues Dokument, das eine Liste mit den Namen und Daten aller Cons enthält, an denen Sie dieses Jahr teilnehmen wollen. Führen Sie sie in dieser Reihenfolge auf.
- Legen Sie nun für jedes Treffen einen Ordner an. Hier ist, was in diese Ordner kommen soll:
- PDFs Ihrer Reiseinformationen für diesen Kongress: Flug- oder Bahnticket, Hotel- oder andere Unterkunftsdaten
- Umsatzsteuerliche Dokumente und Genehmigungen
- Ein Dokument mit Kontaktinformationen für:
- Die Person, die Sie abholt, wenn Sie abgeholt werden
- Die Kontaktperson für die Gäste des Kongresses, falls vorhanden
- Alle lokalen Kontakte, die Sie benötigen.
- Tracking-Informationen für versandte Pakete
- Eine Liste, was Sie tun müssen, um an der Konferenz teilzunehmen, was Sie versenden und was Sie mitbringen müssen
Legen Sie eine weitere Mappe mit Ihrem Porträtfoto, Ihrem Lebenslauf und dem Cover Ihres neuesten Buches an. Halten Sie die Bilder sowohl in Web- als auch in Druckauflösung bereit.
Legen Sie einen weiteren Ordner mit Dateien an, die Sie auf einer Tagung ausdrucken möchten:
- PDFs von Ihren Kunstdrucken
- PDFs Ihrer Preislisten und anderer Tafelschilder
- PDF Ihrer Visitenkarte
- PDFs von Werbeartikeln wie Postkarten oder Lesezeichen
- Ein Verkaufsblatt: eine Checkliste mit allen Produkten, die Sie verkaufen, mit Platz für Markierungen, um die Verkäufe zu verfolgen
Und hier sind Ihre To-Do-Listen für die Monate, Wochen und Tage vor einer Konferenz.
Die nächsten Monate:
- Bewerben Sie sich für den Kongress.
- Vereinbaren Sie einen Stand- oder Tischplatz.
- Schicken Sie der Con einen Link zu der Mappe mit Ihrem Foto, Ihrem Lebenslauf und dem Cover Ihres neuesten Buches.
- Organisieren Sie die Reise. Wenn der Con die Reisevorbereitungen trifft, halten Sie ein Dokument mit allen benötigten Informationen bereit: Vielflieger-Nummern, TSA-Pre-Code (wenn Sie ein Vielflieger sind, lohnt sich der Zeit- und Kostenaufwand für die Anmeldung zu diesem Programm auf jeden Fall), Reisepassnummer für Kongresse außerhalb der USA usw. Wenn Sie dieses Dokument einmal zusammengestellt haben, müssen Sie all diese Informationen nie wieder heraussuchen.
- Unterkunft organisieren. Buchen Sie ein Hotel, suchen Sie sich Mitbewohner, finden Sie heraus, ob ein Freund vor Ort eine Couch hat?
- Melden Sie sich für alle Genehmigungen an, die für die Teilnahme an der Messe erforderlich sind.
- Treffen Sie Vorkehrungen für eventuelle Panels oder Vorträge.
- Finden Sie heraus, welche Einzelhändler es in der Nähe des Kongresses gibt. Wenn es zeitlich passt, können Sie vielleicht eine Autogrammstunde arrangieren?
- Überprüfen Sie den Bestand. Haben Sie genügend Exemplare der Bücher, Drucke usw., die Sie verkaufen wollen?
- Bestellen Sie nach oder drucken Sie alles nach, was Ihnen fehlt.
- Wenn Sie nachbestellen müssen, fragen Sie zuerst beim Verlag nach.
- Wenn der Verlag nicht mehr genügend Exemplare vorrätig hat, schauen Sie, ob Sie bei lokalen oder Internet-Händlern Exemplare (zu einem annähernd günstigen Preis) bekommen können.
- Kündigen Sie Ihren Auftritt auf dem Kongress in den sozialen Medien an. Achten Sie darauf, die Veranstaltung zu markieren, damit sie die Ankündigung teilen kann.
- Wenn Sie im Vorfeld der Konferenz Aufträge annehmen, sollten Sie den Leuten die Bedingungen mitteilen.
Ein paar Wochen im Voraus:
- Entscheiden Sie, was Sie auf den Con schicken wollen.
- Erkundigen Sie sich, ob das Hotel Sendungen annimmt. Die meisten tun dies, aber einige verlangen Lagergebühren, und ein oder zwei berechnen pro Tag, was ein Vermögen kosten kann. Wenn ja, suchen Sie nach anderen Möglichkeiten. Vielleicht ein Paketdienst in der Nähe des Kongresses oder ein Freund, der in der Nähe des Kongresses wohnt? Vielleicht ein lokaler Einzelhändler, der auf der Messe ausstellt?
- Vermerken Sie in Ihrem Dokument für diese Versammlung genau, was Sie in welchen Mengen versandt haben, und geben Sie die Nummer der Sendungsverfolgung an.
- Sprechen Sie jeden an, mit dem Sie sich treffen möchten. Schieben Sie das nicht auf! Die Zeitpläne füllen sich schnell.
- Entscheiden Sie, welche Originalkunstwerke Sie mitbringen möchten, und achten Sie darauf, dass der Preis mit Bleistift auf der Rückseite vermerkt ist.
- Kündigen Sie Ihr Erscheinen auf dem Kongress erneut in den sozialen Medien an. Achten Sie darauf, den Kongress zu markieren, damit sie die Ankündigung teilen können.
Eine Woche vorher:
Informieren Sie Mitarbeiter und Kunden darüber, dass Sie abwesend sein werden und dass Sie möglicherweise nicht erreichbar sind oder keine Zeit haben, um in letzter Minute Korrekturen vorzunehmen.
Kündigen Sie Ihren Auftritt auf dem Kongress erneut in den sozialen Medien an. Achten Sie darauf, den Kongress zu markieren, damit sie die Ankündigung teilen können.
Sammeln Sie alle Sachen, die Sie mitbringen werden:
- Alle Bücher, die Sie nicht verschickt haben.
- Kunstdrucke. (Wenn Sie viele verschiedene Drucke haben, ordnen Sie sie und haben Sie eine Möglichkeit, den gesuchten Druck auf dem Con schnell zu finden).
- Jede andere Ware.
- Visitenkarten.
- Werbeartikel wie Lesezeichen, Postkarten oder Vorschaubroschüren.
- Ein Verkaufsblatt, das alles auflistet, was Sie zum Verkauf anbieten werden.
- Ein Anmeldeformular für Sketche auf Kongressen.
- Einsen und Fünfen, damit Ihnen das Kleingeld nicht ausgeht.
- Fremdwährung, wenn der Betrug außerhalb der USA stattfindet.
- Kongress-Kit
Was sollten Sie in Ihrem Convention Kit haben?
- Die Ausstattung Ihres Standes oder Tisches. Wenn es aufwendig ist, werden Sie es wahrscheinlich im Voraus versenden, aber für viele Aussteller ist es nur eine Tischdecke und ein paar Bücherständer oder Maschendrahtwürfel.
- Ihre Tischschilder und Preislisten.
- Eine tragbare Reisewaage. Die meisten Fluggesellschaften verlangen eine hohe Gebühr, wenn Ihr Gepäckstück auch nur ein Pfund zu schwer ist.
- Alles, was Sie zum Reparieren Ihres Displays brauchen könnten. Packband und eine oder zwei Federklammern können sehr nützlich sein.
- Ein Flash-Laufwerk mit einer Reihe von Bildern von Ihrer Arbeit. Wenn Sie auf ein Podium gerufen werden, kann der AV-Techniker Ihre Bilder schnell zu einer Diashow hinzufügen
- Das Kunstzubehör, das Sie brauchen könnten: Stifte, Bleistifte, Pinsel, Marker und Nachfüllungen, Papier von guter Qualität, Altpapier. Plündern Sie nicht Ihre täglichen Vorräte. Halten Sie einen separaten Satz bereit.
- Post-it-Zettel.
- Telefon-Ladekabel
- Ein Ersatzakku für Ihr Handy
- Ein Square-Lesegerät (jetzt Point of Sale genannt) oder ein PayPal Here-Lesegerät, damit Sie Kreditkarten akzeptieren können. (Wenn Sie sich noch nicht bei Square oder PayPal Here angemeldet haben, sollten Sie das jetzt tun. Früher war es ein Novum, auf Kongressen Kreditkarten zu akzeptieren. Jetzt wird es erwartet.)
- Ein paar zusätzliche Visitenkarten, denn die gehen jedem aus.
Der Tag vor der Abreise:
- Drucken Sie ein Dokument mit dem kompletten Zeitplan des Kongresses aus: Treffen, Panels, Signierstunden, Abendessen.
- Drucken Sie alle Ihre Reiseinformationen aus.
- Drucken Sie die Nachweise für die Genehmigungen oder Umsatzsteuerregistrierungen aus, für die Sie sich angemeldet haben.
- Drucken Sie alle Notizen oder visuellen Hilfsmittel für Panels oder Präsentationen aus.
- Laden Sie alle Ihre Geräte auf.
- Googeln Sie, ob es in der Nähe des Con einen Lebensmittelladen gibt. Manche Con's verpflegen ihre Gäste, manche nicht. Wenn das nicht der Fall ist und Sie nicht in einer 20-minütigen Schlange für einen Hotdog für 9,00 $ im Convention Center warten wollen, müssen Sie entweder vor der Messe irgendwo Mittagessen und Snacks besorgen oder sie von zu Hause mitbringen.
- Sammeln Sie Kleidung und persönliche Gegenstände.
- Verstauen Sie alles in einem oder zwei Koffern und wiegen Sie alles, um sicherzustellen, dass jedes Gepäckstück unter dem von der Fluggesellschaft festgelegten Limit liegt.
Hört sich das nach viel Arbeit an? Ist es auch! Aber die Teilnahme an Messen ist ein immer wichtigerer Teil des Terminkalenders eines jeden Comiczeichners, und je besser Sie organisiert sind, desto mehr werden Sie sie genießen können.
Was steht auf Ihrer Checkliste für die Convention? Lass es mich wissen! Sie können mich auf Twitter @steve_lieber oder auf Facebook erreichen .