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Industry Registration Assistant

Reporting to the Director of Registration Management, the Industry Registration Assistant primarily supports registration system maintenance, data management, and communication channels for Program Participant Registration and Exhibitor Registration. Program participant registration duties include assisting with panel allotments, handling phone and email inquiries, and production of RSS tickets and tech credentials. Exhibitor registration duties include auditing applications, preparing data, facilitating exhibitor communications, and supporting the Artists’ Alley process.

重要な職務と責任

Program Participant Registration Support:

  • Support the configuration and maintenance of panel allotments and affiliations, including data entry, updates, and basic troubleshooting as directed
  • Oversee the email inbox and incoming calls for Program Participant Registration, to include but not be limited to:
    • Respond to inquiries
    • Update contact details
    • Direct messages to the appropriate channels
    • Provide accurate, appropriate, and timely information
  • Conduct audits between the panel management system and the registration system to maintain consistent data and functionality
  • Create and maintain resource materials for Program Key Contacts 
  • Support the management of Reserved Studio Seating (RSS) tickets, including preparation, organization, distribution, and other tasks as assigned to enhance the efficiency of the ticketing process.
  • Email and coordinate with volunteer’s availability using the approved SDCC platforms. 
  • Assist with the volunteer scheduling process for Comic-Con and WonderCon, based on volunteers’ availability.
  • Distribute important communications from different departments
  • Ensure all required forms and documentation are completed annually by volunteers.
  • Assist in the organization of tech-related credentials, ensuring proper documentation and preparation of items as directed 
  • 部門備品の在庫管理を補助し、必要に応じて補充を調整する。
  • 指定されたその他の職務を遂行する

Exhibitor Registration Support (September through January):

  • Coordinate with the Exhibit Registrar to support registration-related tasks, ensuring timely and accurate completion
  • Assist in updating and renewing information on exhibit-related platforms, ensuring all details are current and accurate
  • Assist in the exhibitor application process and ensure the accuracy and integrity of all data
  • Review and verify exhibitor applications for accuracy, prepare data for import, and ensure proper formatting and organization
  • Conduct application exports regularly for SDCC events to SDCC-approved databases (They are helping with both WonderCon and Comic-Con databases)
  • Respond to exhibitor communication requests promptly and provide appropriate support
  • Document and support the pre-screening process for Artists’ Alley applications, ensuring accurate records and integration into the SDCC-approved database
  • Assist in the maintenance and organization of the exhibitor database, ensuring current and accurate data entry 
  • 指定されたその他の職務を遂行する

On-site at Convention:

  • Support the Industry Registration Specialist at the Program Participants’ Desk
  • Assist with training volunteers on the registration system, providing guidance and support to ensure they understand how to use the system effectively and efficiently
  • Provide support to Department Volunteers as needed
  • Support department operations by distributing tech wristbands, tech check stickers, RSS tickets, and other credentials and items as assigned
  • Troubleshoot issues in real-time and maintain a smooth, efficient workflow during show operations.
  • 指定されたその他の職務を遂行する

参加資格

  • 最小限の監督下で自主的・協調的に業務を遂行し、複雑な状況でも問題解決できる能力
  • 前向きでプロフェッショナルな態度を維持し、信頼性、誠実さ、守秘義務を実証する能力
  • 多様性のあるチーム内で働き、異なる視点やフィードバックを受け入れ、結束力があり、協力的で前向きなチームに貢献する能力。
  • 優れた対人スキルおよびカスタマーサービススキルを有し、顧客のニーズやリクエストに迅速かつプロフェッショナルに対応できる。
  • 優れた口頭および書面によるコミュニケーション・スキル 
  • Microsoft Office、Google Suite（Gスイート、旧Google Apps）、特にGoogle Mail（Gmail）、Google Drive、Google Docs/Sheets/Slides、Configio、ClickUp、その他一般的なオフィスソフトウェアやアプリケーションを含むがこれらに限定されない、組織で使用される社内システムの知識と習熟度 
  • 組織で使用されている現行および新規のシステムやプラットフォームに精通している、または学ぶ意欲がある。
  • 記録やファイリングなどの事務手続きやシステムの基本的な理解
  • A high school diploma is required
  • 優れた時間管理能力を有し、期限を守ることができる。
  • テンポが速く、時にはストレスの多い環境でもうまく機能し、指示や方針、手続きに従うことができる。

労働条件

  • プロフェッショナルなオフィス環境
  • 標準的なオフィス機器を日常的に使用 
  • 標準的な勤務スケジュール（月～金、午前9時～午後5時30分）
  • 必要に応じて夜間、休日、週末に勤務できること。
  • イベント開催時には宿泊が必要な場合がある
  • 混雑状況（イベントスペースの内外を問わず）
  • 顧客やベンダーと直接（対面で）接する
  • 日陰がほとんどなく、気温が高い屋外での作業が求められることがある。

身体的要件

  • このポジションでは、データや図表の準備・分析、転記、コンピューター端末の閲覧、広範な読書などの作業を行うため、近見視力を必要とする。
  • 時折、補助なしで25ポンドまで持ち上げたり移動したりすることがあり、必要に応じて屈んだり立ったりする。
  • 長時間座ったり、歩いたり、立ったりすることが多い
  • 長時間の立ち仕事もある（8～10時間以上）
  • 長距離を歩く（毎日数マイルまで）
  • 休憩をほとんど取らずに反復作業を行う

給与範囲

  • $21.00 -$22.90