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Industry Registration Assistant

Reporting to the Director of Registration Management, the Industry Registration Assistant primarily supports registration system maintenance, data management, and communication channels for Program Participant Registration and Exhibitor Registration. Program participant registration duties include assisting with panel allotments, handling phone and email inquiries, and production of RSS tickets and tech credentials. Exhibitor registration duties include auditing applications, preparing data, facilitating exhibitor communications, and supporting the Artists’ Alley process.

Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten

Program Participant Registration Support:

  • Support the configuration and maintenance of panel allotments and affiliations, including data entry, updates, and basic troubleshooting as directed
  • Oversee the email inbox and incoming calls for Program Participant Registration, to include but not be limited to:
    • Respond to inquiries
    • Update contact details
    • Direct messages to the appropriate channels
    • Provide accurate, appropriate, and timely information
  • Conduct audits between the panel management system and the registration system to maintain consistent data and functionality
  • Create and maintain resource materials for Program Key Contacts 
  • Support the management of Reserved Studio Seating (RSS) tickets, including preparation, organization, distribution, and other tasks as assigned to enhance the efficiency of the ticketing process.
  • Email and coordinate with volunteer’s availability using the approved SDCC platforms. 
  • Assist with the volunteer scheduling process for Comic-Con and WonderCon, based on volunteers’ availability.
  • Distribute important communications from different departments
  • Ensure all required forms and documentation are completed annually by volunteers.
  • Assist in the organization of tech-related credentials, ensuring proper documentation and preparation of items as directed 
  • Unterstützung bei der Führung eines Bestandsverzeichnisses der Abteilungsvorräte und Koordinierung des Nachschubs nach Bedarf
  • Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Exhibitor Registration Support (September through January):

  • Coordinate with the Exhibit Registrar to support registration-related tasks, ensuring timely and accurate completion
  • Assist in updating and renewing information on exhibit-related platforms, ensuring all details are current and accurate
  • Assist in the exhibitor application process and ensure the accuracy and integrity of all data
  • Review and verify exhibitor applications for accuracy, prepare data for import, and ensure proper formatting and organization
  • Conduct application exports regularly for SDCC events to SDCC-approved databases (They are helping with both WonderCon and Comic-Con databases)
  • Respond to exhibitor communication requests promptly and provide appropriate support
  • Document and support the pre-screening process for Artists’ Alley applications, ensuring accurate records and integration into the SDCC-approved database
  • Assist in the maintenance and organization of the exhibitor database, ensuring current and accurate data entry 
  • Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

On-site at Convention:

  • Support the Industry Registration Specialist at the Program Participants’ Desk
  • Assist with training volunteers on the registration system, providing guidance and support to ensure they understand how to use the system effectively and efficiently
  • Provide support to Department Volunteers as needed
  • Support department operations by distributing tech wristbands, tech check stickers, RSS tickets, and other credentials and items as assigned
  • Troubleshoot issues in real-time and maintain a smooth, efficient workflow during show operations.
  • Wahrnehmung sonstiger zugewiesener Aufgaben

Qualifikationen

  • Fähigkeit zu selbständigem und kooperativem Arbeiten unter minimaler Aufsicht und Fähigkeit zur Problemlösung in komplexen Situationen
  • Fähigkeit, ein positives und professionelles Auftreten zu bewahren sowie Glaubwürdigkeit, Integrität und Vertraulichkeit zu demonstrieren
  • Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten, unterschiedliche Standpunkte und Rückmeldungen zu akzeptieren und zu einem kohärenten, unterstützenden und positiven Team beizutragen
  • Ausgezeichnete Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und im Kundenservice, die Fähigkeit, auf Kundenbedürfnisse und -anfragen prompt und professionell zu reagieren, insbesondere bei schwierigen und/oder stressigen Interaktionen.
  • Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten 
  • Kenntnis und Beherrschung der von der Organisation verwendeten Bürosysteme, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Microsoft Office, Google Suite (G Suite, früher Google Apps), insbesondere Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio und ClickUp, sowie anderer gängiger Bürosoftware und -anwendungen 
  • Vertrautheit mit aktuellen und neuen Systemen und Plattformen, die von der Organisation verwendet werden, oder die Bereitschaft, diese zu erlernen
  • Grundlegendes Verständnis von bürotechnischen Verfahren und Systemen wie Aktenführung und Ablage
  • A high school diploma is required
  • Ausgezeichnetes Zeitmanagement und nachgewiesene Fähigkeit, Fristen einzuhalten
  • Fähigkeit, in einem schnelllebigen und bisweilen stressigen Umfeld gut zu funktionieren und Anweisungen, Strategien und Verfahren zu befolgen

Arbeitsbedingungen

  • Professionelle Büroumgebung
  • verwendet routinemäßig Standard-Bürogeräte 
  • Standardarbeitszeit (Montag-Freitag von 9 Uhr bis 17:30 Uhr)
  • Sie müssen bereit sein, je nach Bedarf abends, an Feiertagen und an Wochenenden zu arbeiten.
  • Bei Veranstaltungen kann eine Übernachtung erforderlich sein
  • Überfüllte Räume (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Veranstaltungsräumen)
  • Direkter (persönlicher) Kontakt zu Kunden und Lieferanten
  • Es kann erforderlich sein, im Freien zu arbeiten, mit wenig oder keinem Schatten und warmen Temperaturen

Physikalische Anforderungen

  • Diese Position erfordert eine gute Sehschärfe, um eine Tätigkeit wie das Aufbereiten und Analysieren von Daten und Zahlen, das Abschreiben, das Betrachten eines Computerterminals und umfangreiches Lesen auszuüben
  • Gelegentliches Heben oder Bewegen von bis zu 25 Pfund ohne fremde Hilfe und Bücken oder Stehen nach Bedarf
  • Häufiges Sitzen, Gehen und Stehen über einen längeren Zeitraum
  • Gelegentliches Stehen über längere Zeit (8-10+)
  • weite Strecken zu Fuß zurücklegen (bis zu mehreren Kilometern täglich)
  • Sich wiederholende Aufgaben mit wenigen Pausen durchführen

Lohnspanne

  • $21.00 -$22.90