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Industry Registration Assistant

Reporting to the Director of Registration Management, the Industry Registration Assistant primarily supports registration system maintenance, data management, and communication channels for Program Participant Registration and Exhibitor Registration. Program participant registration duties include assisting with panel allotments, handling phone and email inquiries, and production of RSS tickets and tech credentials. Exhibitor registration duties include auditing applications, preparing data, facilitating exhibitor communications, and supporting the Artists’ Alley process.

Fonctions et responsabilités essentielles

Program Participant Registration Support:

  • Support the configuration and maintenance of panel allotments and affiliations, including data entry, updates, and basic troubleshooting as directed
  • Oversee the email inbox and incoming calls for Program Participant Registration, to include but not be limited to:
    • Respond to inquiries
    • Update contact details
    • Direct messages to the appropriate channels
    • Provide accurate, appropriate, and timely information
  • Conduct audits between the panel management system and the registration system to maintain consistent data and functionality
  • Create and maintain resource materials for Program Key Contacts 
  • Support the management of Reserved Studio Seating (RSS) tickets, including preparation, organization, distribution, and other tasks as assigned to enhance the efficiency of the ticketing process.
  • Email and coordinate with volunteer’s availability using the approved SDCC platforms. 
  • Assist with the volunteer scheduling process for Comic-Con and WonderCon, based on volunteers’ availability.
  • Distribute important communications from different departments
  • Ensure all required forms and documentation are completed annually by volunteers.
  • Assist in the organization of tech-related credentials, ensuring proper documentation and preparation of items as directed 
  • Aider à maintenir un inventaire des fournitures du service et coordonner le réapprovisionnement si nécessaire.
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

Exhibitor Registration Support (September through January):

  • Coordinate with the Exhibit Registrar to support registration-related tasks, ensuring timely and accurate completion
  • Assist in updating and renewing information on exhibit-related platforms, ensuring all details are current and accurate
  • Assist in the exhibitor application process and ensure the accuracy and integrity of all data
  • Review and verify exhibitor applications for accuracy, prepare data for import, and ensure proper formatting and organization
  • Conduct application exports regularly for SDCC events to SDCC-approved databases (They are helping with both WonderCon and Comic-Con databases)
  • Respond to exhibitor communication requests promptly and provide appropriate support
  • Document and support the pre-screening process for Artists’ Alley applications, ensuring accurate records and integration into the SDCC-approved database
  • Assist in the maintenance and organization of the exhibitor database, ensuring current and accurate data entry 
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

On-site at Convention:

  • Support the Industry Registration Specialist at the Program Participants’ Desk
  • Assist with training volunteers on the registration system, providing guidance and support to ensure they understand how to use the system effectively and efficiently
  • Provide support to Department Volunteers as needed
  • Support department operations by distributing tech wristbands, tech check stickers, RSS tickets, and other credentials and items as assigned
  • Troubleshoot issues in real-time and maintain a smooth, efficient workflow during show operations.
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont confiées

Qualifications

  • Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
  • Capacité à maintenir un comportement positif et professionnel et à faire preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.
  • Capacité à travailler au sein d'une équipe diversifiée, à accepter des points de vue et des commentaires différents et à contribuer à la cohésion, au soutien et à la positivité de l'équipe.
  • Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle, capacité à répondre aux besoins et aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle, en particulier lors d'interactions difficiles et/ou très stressantes.
  • Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite 
  • Connaissance et maîtrise des systèmes bureautiques utilisés par l'organisation, y compris, mais sans s'y limiter, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, anciennement Google Apps), en particulier Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio et ClickUp, ainsi que d'autres logiciels et applications bureautiques courants. 
  • Familiarité avec les systèmes et plateformes actuels et nouveaux utilisés par l'organisation ou volonté d'apprendre à les connaître.
  • Compréhension de base des procédures et systèmes administratifs tels que la tenue de dossiers et l'archivage.
  • A high school diploma is required
  • Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
  • Capacité à fonctionner dans un environnement rapide et parfois stressant et à suivre les instructions, les politiques et les procédures.

Conditions de travail

  • Environnement de bureau professionnel
  • Utilisation courante d'équipements de bureau standard 
  • Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h00 à 17h30)
  • Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
  • Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
  • L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
  • Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
  • Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et à des températures chaudes.

Exigences physiques

  • Ce poste requiert une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
  • Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire.
  • rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
  • Occasionnellement, rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
  • Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
  • Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

Fourchette de rémunération

  • $21.00 -$22.90