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Industry Registration Assistant

Reporting to the Director of Registration Management, the Industry Registration Assistant primarily supports registration system maintenance, data management, and communication channels for Program Participant Registration and Exhibitor Registration. Program participant registration duties include assisting with panel allotments, handling phone and email inquiries, and production of RSS tickets and tech credentials. Exhibitor registration duties include auditing applications, preparing data, facilitating exhibitor communications, and supporting the Artists’ Alley process.

Funciones y responsabilidades esenciales

Program Participant Registration Support:

  • Support the configuration and maintenance of panel allotments and affiliations, including data entry, updates, and basic troubleshooting as directed
  • Oversee the email inbox and incoming calls for Program Participant Registration, to include but not be limited to:
    • Respond to inquiries
    • Update contact details
    • Direct messages to the appropriate channels
    • Provide accurate, appropriate, and timely information
  • Conduct audits between the panel management system and the registration system to maintain consistent data and functionality
  • Create and maintain resource materials for Program Key Contacts 
  • Support the management of Reserved Studio Seating (RSS) tickets, including preparation, organization, distribution, and other tasks as assigned to enhance the efficiency of the ticketing process.
  • Email and coordinate with volunteer’s availability using the approved SDCC platforms. 
  • Assist with the volunteer scheduling process for Comic-Con and WonderCon, based on volunteers’ availability.
  • Distribute important communications from different departments
  • Ensure all required forms and documentation are completed annually by volunteers.
  • Assist in the organization of tech-related credentials, ensuring proper documentation and preparation of items as directed 
  • Ayudar a mantener un inventario de los suministros del departamento y coordinar la reposición cuando sea necesario.
  • Realizar otras tareas que se le asignen

Exhibitor Registration Support (September through January):

  • Coordinate with the Exhibit Registrar to support registration-related tasks, ensuring timely and accurate completion
  • Assist in updating and renewing information on exhibit-related platforms, ensuring all details are current and accurate
  • Assist in the exhibitor application process and ensure the accuracy and integrity of all data
  • Review and verify exhibitor applications for accuracy, prepare data for import, and ensure proper formatting and organization
  • Conduct application exports regularly for SDCC events to SDCC-approved databases (They are helping with both WonderCon and Comic-Con databases)
  • Respond to exhibitor communication requests promptly and provide appropriate support
  • Document and support the pre-screening process for Artists’ Alley applications, ensuring accurate records and integration into the SDCC-approved database
  • Assist in the maintenance and organization of the exhibitor database, ensuring current and accurate data entry 
  • Realizar otras tareas que se le asignen

On-site at Convention:

  • Support the Industry Registration Specialist at the Program Participants’ Desk
  • Assist with training volunteers on the registration system, providing guidance and support to ensure they understand how to use the system effectively and efficiently
  • Provide support to Department Volunteers as needed
  • Support department operations by distributing tech wristbands, tech check stickers, RSS tickets, and other credentials and items as assigned
  • Troubleshoot issues in real-time and maintain a smooth, efficient workflow during show operations.
  • Realizar otras tareas que se le asignen

Cualificaciones

  • Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con una supervisión mínima y capacidad para resolver problemas en situaciones complejas.
  • Capacidad para mantener una actitud positiva y profesional, así como para demostrar credibilidad, integridad y confidencialidad.
  • Capacidad para trabajar en un equipo diverso, aceptar diferentes puntos de vista y opiniones, y contribuir a un equipo cohesionado, solidario y positivo.
  • Excelentes aptitudes interpersonales y de atención al cliente, capacidad para responder a las necesidades y peticiones de los clientes con prontitud y profesionalidad, especialmente durante interacciones difíciles y/o de gran tensión.
  • Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita 
  • Conocimiento y dominio de los sistemas ofimáticos utilizados por la organización, incluidos, entre otros, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, anteriormente Google Apps), concretamente Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Sheets/Slides, Configio y ClickUp, así como otros programas y aplicaciones ofimáticos comunes. 
  • Familiaridad con los sistemas y plataformas actuales y nuevos utilizados por la organización, o voluntad de aprenderlos.
  • Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos, como el mantenimiento de registros y el archivo.
  • A high school diploma is required
  • Excelentes dotes de gestión del tiempo y capacidad demostrada para cumplir los plazos.
  • Capacidad para desenvolverse bien en un entorno acelerado y, en ocasiones, estresante, y seguir instrucciones, políticas y procedimientos.

Condiciones de trabajo

  • Entorno de oficina profesional
  • Utiliza habitualmente equipos de oficina estándar 
  • Horario de trabajo estándar (de lunes a viernes de 9:00 a 17:30)
  • Debe estar disponible para trabajar por las tardes, días festivos y fines de semana, según sea necesario.
  • Puede ser necesario pernoctar durante los eventos
  • Condiciones de hacinamiento (tanto dentro como fuera de los espacios del evento)
  • Contacto directo (cara a cara) con clientes y proveedores
  • Puede ser necesario trabajar al aire libre con poca o ninguna sombra y temperaturas cálidas.

Requisitos físicos

  • Este puesto requiere una gran agudeza visual para desempeñar una actividad como la preparación y el análisis de datos y cifras, la transcripción, la visualización de un terminal informático y la lectura extensiva.
  • Ocasionalmente levantar o mover hasta 25 libras sin ayuda y agacharse o ponerse de pie según sea necesario.
  • Pasar mucho tiempo sentado, caminando y de pie
  • Ocasionalmente permanecer de pie durante largos periodos de tiempo (8-10+)
  • Caminar grandes distancias (hasta varios kilómetros diarios)
  • Realizar tareas repetitivas con pocas pausas

Escala salarial

  • $21.00 -$22.90