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Industry Registration Assistant

Reporting to the Director of Registration Management, the Industry Registration Assistant primarily supports registration system maintenance, data management, and communication channels for Program Participant Registration and Exhibitor Registration. Program participant registration duties include assisting with panel allotments, handling phone and email inquiries, and production of RSS tickets and tech credentials. Exhibitor registration duties include auditing applications, preparing data, facilitating exhibitor communications, and supporting the Artists’ Alley process.

Compiti e responsabilità essenziali

Program Participant Registration Support:

  • Support the configuration and maintenance of panel allotments and affiliations, including data entry, updates, and basic troubleshooting as directed
  • Oversee the email inbox and incoming calls for Program Participant Registration, to include but not be limited to:
    • Respond to inquiries
    • Update contact details
    • Direct messages to the appropriate channels
    • Provide accurate, appropriate, and timely information
  • Conduct audits between the panel management system and the registration system to maintain consistent data and functionality
  • Create and maintain resource materials for Program Key Contacts 
  • Support the management of Reserved Studio Seating (RSS) tickets, including preparation, organization, distribution, and other tasks as assigned to enhance the efficiency of the ticketing process.
  • Email and coordinate with volunteer’s availability using the approved SDCC platforms. 
  • Assist with the volunteer scheduling process for Comic-Con and WonderCon, based on volunteers’ availability.
  • Distribute important communications from different departments
  • Ensure all required forms and documentation are completed annually by volunteers.
  • Assist in the organization of tech-related credentials, ensuring proper documentation and preparation of items as directed 
  • Assistere nel mantenimento dell'inventario delle forniture del reparto e coordinare il rifornimento in base alle necessità.
  • Eseguire altri compiti come assegnato

Exhibitor Registration Support (September through January):

  • Coordinate with the Exhibit Registrar to support registration-related tasks, ensuring timely and accurate completion
  • Assist in updating and renewing information on exhibit-related platforms, ensuring all details are current and accurate
  • Assist in the exhibitor application process and ensure the accuracy and integrity of all data
  • Review and verify exhibitor applications for accuracy, prepare data for import, and ensure proper formatting and organization
  • Conduct application exports regularly for SDCC events to SDCC-approved databases (They are helping with both WonderCon and Comic-Con databases)
  • Respond to exhibitor communication requests promptly and provide appropriate support
  • Document and support the pre-screening process for Artists’ Alley applications, ensuring accurate records and integration into the SDCC-approved database
  • Assist in the maintenance and organization of the exhibitor database, ensuring current and accurate data entry 
  • Eseguire altri compiti come assegnato

On-site at Convention:

  • Support the Industry Registration Specialist at the Program Participants’ Desk
  • Assist with training volunteers on the registration system, providing guidance and support to ensure they understand how to use the system effectively and efficiently
  • Provide support to Department Volunteers as needed
  • Support department operations by distributing tech wristbands, tech check stickers, RSS tickets, and other credentials and items as assigned
  • Troubleshoot issues in real-time and maintain a smooth, efficient workflow during show operations.
  • Eseguire altri compiti come assegnato

Qualifiche

  • Capacità di lavorare in modo indipendente e collaborativo con una supervisione minima e capacità di risolvere problemi in situazioni complesse.
  • Capacità di mantenere un atteggiamento positivo e professionale e di dimostrare credibilità, integrità e riservatezza.
  • Capacità di lavorare in un team eterogeneo, di accettare punti di vista e feedback diversi e di contribuire a un team coeso, solidale e positivo.
  • Eccellenti capacità interpersonali e di servizio al cliente, capacità di rispondere alle esigenze e alle richieste dei clienti con prontezza e professionalità, soprattutto in caso di interazioni difficili e/o ad alto stress.
  • Ottime capacità di comunicazione verbale e scritta 
  • Conoscenza e competenza dei sistemi in ufficio utilizzati dall'organizzazione, tra cui, ma non solo, Microsoft Office, Google Suite (G Suite, precedentemente Google Apps), in particolare Google Mail (Gmail), Google Drive, Google Docs/Fogli/Slides, Configio e ClickUp, nonché altri software e applicazioni comuni per l'ufficio. 
  • Familiarità o disponibilità ad apprendere i sistemi e le piattaforme attuali e nuove utilizzate dall'organizzazione.
  • Comprensione di base delle procedure e dei sistemi impiegatizi, come la tenuta di registri e l'archiviazione.
  • A high school diploma is required
  • Ottime capacità di gestione del tempo con una comprovata capacità di rispettare le scadenze
  • Capacità di lavorare bene in un ambiente frenetico e, a volte, stressante e di seguire le indicazioni, le politiche e le procedure.

Condizioni di lavoro

  • Ambiente d'ufficio professionale
  • Utilizza abitualmente attrezzature d'ufficio standard 
  • Orario di lavoro standard (lunedì-venerdì dalle 9.00 alle 17.30)
  • Deve essere disponibile a lavorare la sera, nei giorni festivi e nei fine settimana, a seconda delle necessità.
  • Potrebbe essere richiesto il pernottamento durante gli eventi
  • Condizioni di affollamento (sia all'interno che all'esterno degli spazi per eventi)
  • Contatto diretto (faccia a faccia) con clienti e fornitori
  • Può essere richiesto di lavorare all'aperto con poca o nessuna ombra e temperature calde.

Requisiti fisici

  • Questa posizione richiede una buona acutezza visiva per svolgere attività quali la preparazione e l'analisi di dati e figure, la trascrizione, la visualizzazione di un terminale informatico e la lettura approfondita.
  • Occasionalmente sollevare o spostare fino a 25 libbre senza assistenza e piegarsi o stare in piedi come necessario.
  • Frequenti sedute, passeggiate e lunghe permanenze in piedi
  • Occasionalmente stare in piedi per lunghi periodi di tempo (8-10+)
  • Camminare per lunghi tratti (fino a diversi chilometri al giorno)
  • Esecuzione di compiti ripetitivi con poche pause

Gamma retributiva

  • $21.00 -$22.90