Debitorenbuchhalterin

Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten

Zuständigkeiten im Büro

• Erstellung von Rechnungen im Buchhaltungssystem für SDCC-Veranstaltungen auf der Grundlage der in externen Systemen aufgeführten Informationen
• Zusammenarbeit und Kommunikation mit den einkommenserzeugenden Abteilungen in Bezug auf die Rechnungsstellung und den Zahlungsstatus ausstehender Rechnungen
• Unterstützung des Ausstellungsteams bei umfangreichen und komplexen Abrechnungen sowie bei Zahlungsangelegenheiten im Zusammenhang mit Forderungen für Kongressausstellungen
• Vorbereitung von Bankeinlagen auf der Grundlage der Genehmigung des stellvertretenden Direktors für Finanzen
• Verarbeitung und Eingabe von Scheckstapeln in das Buchhaltungssystem und Gewährleistung der Richtigkeit der eingegebenen Informationen.
• Untersuchung von Unstimmigkeiten bei der Kreditzahlung, der Rechnungsstellung und den Zahlungen über das Hauptbuch
• Koordinierung mit den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung bei der Auszahlung von Erstattungsschecks für Lieferanten und Aussteller
• Organisieren und Ablegen von Rechnungen mit Belegen. Ablage von Scheckstapeln, Bargeld und Kreditkartenzahlungen mit Berichten zur späteren Überprüfung und Prüfung
• Organisation des Einzahlungsprozesses mit allen Abteilungen für zukünftige SDCC-Veranstaltungen
• Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsleitung bei der Überprüfung des Fälligkeitsberichts zur Vorbereitung der monatlichen Vorstandssitzungen und des Monatsabschlusses.
• Unterstützung des Ausrüstungsmanagers der Abteilung bei der Erstellung einer Liefer- und Bestandscheckliste für anstehende Kongresse
• Unterstützung des Ausrüstungsmanagers der Abteilung bei der Inventarisierung und Verpackung von Material und Ausrüstung für die Buchhaltungsabteilung, die während der Kongresse vor Ort verwendet wird
• Sonstige zugewiesene Aufgaben

Zuständigkeiten bei Kongressen vor Ort

• Auf- und Abbau von Kassenterminals vor Ort
• Unterstützung bei der Beaufsichtigung von Aushilfskassierern vor Ort
• Unterstützung bei der Verwaltung des Bargeldumlaufs auf dem Kongress
• Unterstützung bei der Verwaltung der Buchhaltungsausrüstung für Kongresse vor Ort (Beispiele: Registrierkassen, Kassenschubladen)
• Sonstige zugewiesene Aufgaben
• Unterstützung bei der Einrichtung und Verwaltung von Kassenstationen im gesamten Kongresszentrum während der Veranstaltungen

Qualifikationen

• Kenntnisse der allgemeinen Buchführungsgrundsätze einschließlich der Analyse des Hauptbuchs
• Vertrautheit mit Buchhaltungs- und Finanzsoftwareprogrammen; Netsuite und Square bevorzugt.
• Kenntnisse der 10er-Tastatur und der grundlegenden Computerfunktionen
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten
• Fähigkeit, Rechnungen zu erstellen, zu identifizieren und zu verstehen
• Fähigkeit, Probleme zu lösen und Aufgaben ohne ständige Anleitung zu bewältigen
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit zur Prioritätensetzung
• Fähigkeit zu selbständigem und kooperativem Arbeiten unter minimaler Aufsicht und Fähigkeit zur Problemlösung in komplexen Situationen
• Fähigkeit, ein positives und professionelles Auftreten zu bewahren sowie Glaubwürdigkeit, Integrität und Vertraulichkeit zu demonstrieren
• Ausgezeichnete Fähigkeiten im Umgang mit Menschen und im Kundenservice, die Fähigkeit, auf Kundenbedürfnisse und -anfragen prompt und professionell zu reagieren, insbesondere bei schwierigen und/oder stressigen Interaktionen.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite oder verwandter Software mit der Fähigkeit, neue oder aktualisierte Software zu erlernen.
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld unter Druck zu arbeiten
• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details.
• Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten, unterschiedliche Standpunkte und Rückmeldungen zu akzeptieren und zu einem kohärenten, unterstützenden und positiven Team beizutragen
• Fähigkeit, überzeugend zu sprechen, Gruppenpräsentationen zu halten und an Sitzungen teilzunehmen

Arbeitsbedingungen

• Professionelle Büroumgebung
• verwendet routinemäßig Standard-Bürogeräte
• Standardarbeitszeit (Montag-Freitag von 9 Uhr bis 17:30 Uhr)
• Sie müssen bereit sein, je nach Bedarf abends, an Feiertagen und an Wochenenden zu arbeiten.
• Bei Veranstaltungen kann eine Übernachtung erforderlich sein
• Überfüllte Räume (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Veranstaltungsräumen)
• Direkter (persönlicher) Kontakt zu Kunden und Lieferanten
• Es kann erforderlich sein, im Freien zu arbeiten, wo es wenig oder keinen Schatten gibt und es warm ist.

Physikalische Anforderungen

• Diese Position erfordert eine gute Sehschärfe, um eine Tätigkeit wie das Aufbereiten und Analysieren von Daten und Zahlen, das Abschreiben, das Betrachten eines Computerterminals und umfangreiches Lesen auszuüben
• Gelegentliches Heben oder Bewegen von bis zu 25 Pfund ohne fremde Hilfe und Bücken oder Stehen nach Bedarf. 
• Häufiges Sitzen, Gehen und Stehen über einen längeren Zeitraum
• Gelegentliches Stehen über längere Zeit (8-10+)
• weite Strecken zu Fuß zurücklegen (bis zu mehreren Kilometern täglich)
• Sich wiederholende Aufgaben mit wenigen Pausen durchführen

Gehaltsspanne

$20-$23 pro Stunde