Commis aux comptes débiteurs

Fonctions et responsabilités essentielles

Responsabilités au bureau

• Créer des factures dans le système comptable pour les événements du SDCC sur la base des informations répertoriées dans les systèmes externes.
• Travailler et communiquer avec les services générateurs de recettes sur la facturation et l'état des paiements des factures en suspens.
• Assister l'équipe chargée des expositions dans le cadre d'une facturation complexe et de gros volumes, ainsi que pour les questions de paiement relatives aux créances liées aux expositions dans le cadre de conventions.
• Préparer les dépôts bancaires sur la base de l'approbation du directeur adjoint des finances.
• Traiter et saisir les lots de chèques dans le système comptable et s'assurer de l'exactitude des informations saisies.
• Rechercher les anomalies relatives aux dépôts des fournisseurs, à la facturation et aux paiements dans le grand livre général.
• Coordonner avec le personnel de la comptabilité fournisseurs les paiements des chèques de remboursement pour les vendeurs et les exposants.
• Organiser et classer les factures avec les pièces justificatives. Classer les lots de chèques, les paiements en espèces et par carte de crédit avec des rapports en vue d'un examen et d'un audit ultérieurs.
• Organiser le processus de dépôt avec tous les départements pour les futurs événements du SDCC.
• Travailler avec la direction de la comptabilité pour examiner le rapport sur l'ancienneté des comptes clients en vue des réunions mensuelles du conseil d'administration et de la clôture du mois.
• Aider le responsable de l'équipement du département à établir une liste de contrôle des fournitures et de l'inventaire pour les conventions à venir.
• Aider le responsable de l'équipement du département à inventorier et à emballer les fournitures et l'équipement que le département de la comptabilité utilisera sur place pendant les conventions.
• Autres tâches assignées

Responsabilités de la convention sur place

• Installation et démontage des terminaux de point de vente sur site
• Aider à la supervision des caissiers temporaires sur le site.
• Aide à la gestion de la trésorerie de la convention sur place
• Aider à la gestion du matériel de comptabilité de la convention sur place (exemples : caisses enregistreuses, tiroirs-caisses).
• Autres tâches assignées
• Aider à la mise en place et à la gestion des postes de caissiers dans l'ensemble du centre de congrès pendant les spectacles.

Qualifications

• Connaissance des principes comptables généraux, y compris l'analyse du grand livre général
• Familiarité avec les logiciels comptables et financiers ; Netsuite et Square de préférence.
• Connaissance des touches 10 et des fonctions informatiques de base
• Excellentes compétences en matière de communication et de résolution de problèmes
• Capacité à créer, identifier et comprendre les factures
• Capacité à résoudre des problèmes et à accomplir des tâches sans être constamment guidé.
• Solides compétences en matière d'organisation et de hiérarchisation des priorités
• Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration avec un minimum de supervision, et capacité à résoudre des problèmes dans des situations complexes.
• Capacité à maintenir un comportement positif et professionnel et à faire preuve de crédibilité, d'intégrité et de confidentialité.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service à la clientèle, capacité à répondre aux besoins et aux demandes des clients de manière rapide et professionnelle, en particulier lors d'interactions difficiles et/ou très stressantes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ou d'un logiciel connexe, avec la capacité d'apprendre des logiciels nouveaux ou mis à jour.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide
• Excellent souci du détail.
• Capacité à travailler au sein d'une équipe diversifiée, à accepter des points de vue différents et un retour d'information, à contribuer à la cohésion, au soutien et à la positivité de l'équipe.
• Capacité à s'exprimer de manière convaincante, à faire des présentations de groupe et à participer à des réunions.

Conditions de travail

• Environnement de bureau professionnel
• Utilisation courante d'équipements de bureau standard
• Horaire de travail standard (lundi-vendredi de 9h à 17h30)
• Doit être disponible pour travailler le soir, les jours fériés et les week-ends, selon les besoins.
• Un séjour d'une nuit peut être nécessaire pendant les événements.
• L'encombrement (à l'intérieur ou à l'extérieur des espaces de manifestation)
• Contact direct (face à face) avec les clients et les fournisseurs
• Peut être amené à travailler à l'extérieur, avec peu ou pas d'ombre et au chaud.

Exigences physiques

• Ce poste requiert une bonne acuité visuelle pour exercer une activité telle que la préparation et l'analyse de données et de chiffres, la transcription, la consultation d'un terminal informatique et la lecture approfondie.
• Soulever ou déplacer occasionnellement jusqu'à 25 livres sans aide et se pencher ou se tenir debout si nécessaire. 
• rester fréquemment assis, marcher et se tenir debout pendant de longues périodes
• Occasionnellement, rester debout pendant de longues périodes (8-10+)
• Marcher sur de longues distances (jusqu'à plusieurs kilomètres par jour)
• Effectuer des tâches répétitives avec peu de pauses

Fourchette des salaires

20 à 23 dollars de l'heure