Impiegato addetto alla contabilità

Compiti e responsabilità essenziali

Responsabilità in ufficio

• Creare le fatture nel sistema contabile per gli eventi della SDCC sulla base delle informazioni elencate nei sistemi esterni.
• Lavorare e comunicare con i reparti che generano ricavi sulla fatturazione e sullo stato dei pagamenti delle fatture in sospeso.
• Assistere il team Exhibits con fatturazioni complesse e ad alto volume, nonché con questioni di pagamento relative ai crediti delle mostre congressuali.
• Preparare i depositi bancari in base all'approvazione del vicedirettore delle finanze.
• Elaborare e inserire i lotti di assegni nel sistema contabile e garantire l'accuratezza delle informazioni inserite.
• Ricercare le discrepanze tra i depositi dei fornitori, le fatture e i pagamenti attraverso la contabilità generale.
• Coordinarsi con il personale della contabilità per i pagamenti degli assegni di rimborso per i fornitori e gli espositori.
• Organizzare e archiviare le fatture con la documentazione di supporto. Archiviare i lotti di assegni, i pagamenti in contanti e con carta di credito con i relativi rapporti per una successiva revisione e verifica.
• Organizzare il processo di deposito con tutti i dipartimenti per ogni futuro evento SDCC
• Collaborare con la direzione della contabilità per esaminare il rapporto di invecchiamento A/R in preparazione delle riunioni mensili del consiglio di amministrazione e della chiusura di fine mese.
• Assistere il responsabile delle attrezzature del reparto nella creazione di una lista di controllo delle forniture e dell'inventario per le prossime convenzioni.
• Assistere il responsabile delle attrezzature del reparto con l'inventario e l'imballaggio delle forniture e delle attrezzature per il reparto contabilità da utilizzare in loco durante le convenzioni.
• Altri compiti assegnati

Responsabilità della Convenzione in loco

• Installazione e smontaggio di terminali per punti vendita in loco
• Assistenza nella supervisione dei cassieri temporanei in loco
• Assistenza nella gestione della cassa della convention in loco
• Assistenza nella gestione delle attrezzature per la contabilità delle convenzioni in loco (esempi: registri del punto vendita, cassetti di cassa).
• Altre mansioni, come assegnato
• Assistere nell'allestimento e nella gestione delle postazioni di cassa in tutto il centro congressi durante gli spettacoli.

Qualifiche

• Conoscenza dei principi di contabilità generale, compresa l'analisi della contabilità generale.
• Familiarità con i programmi software di contabilità e finanza; preferibile Netsuite e Square.
• Conoscenza della tastiera a 10 tasti e delle funzioni di base del computer
• Ottime capacità di comunicazione e di risoluzione dei problemi
• Capacità di creare, identificare e comprendere le fatture
• Capacità di risolvere i problemi e di lavorare attraverso i compiti senza una guida costante
• Forti capacità organizzative e di definizione delle priorità
• Capacità di lavorare in modo indipendente e collaborativo con una supervisione minima e capacità di risolvere problemi in situazioni complesse.
• Capacità di mantenere un atteggiamento positivo e professionale e di dimostrare credibilità, integrità e riservatezza.
• Eccellenti capacità interpersonali e di servizio al cliente, capacità di rispondere alle esigenze e alle richieste dei clienti con prontezza e professionalità, soprattutto in caso di interazioni difficili e/o ad alto stress.
• Conoscenza della suite Microsoft Office o di software correlati con la capacità di apprendere software nuovi o aggiornati.
• Capacità di lavorare sotto pressione in un ambiente dal ritmo serrato
• Eccellente attenzione ai dettagli.
• Capacità di lavorare all'interno di un team eterogeneo, accettando punti di vista e feedback diversi, contribuendo a creare un team coeso, solidale e positivo.
• Capacità di parlare in modo persuasivo, di fare presentazioni di gruppo e di partecipare a riunioni.

Condizioni di lavoro

• Ambiente d'ufficio professionale
• Utilizza abitualmente attrezzature d'ufficio standard
• Orario di lavoro standard (lunedì-venerdì dalle 9:00 alle 17:30)
• Deve essere disponibile a lavorare la sera, nei giorni festivi e nei fine settimana, a seconda delle necessità.
• Potrebbe essere richiesto il pernottamento durante gli eventi
• Condizioni di affollamento (sia all'interno che all'esterno degli spazi per eventi)
• Contatto diretto (faccia a faccia) con clienti e fornitori
• Può essere richiesto di lavorare all'aperto con poca o nessuna ombra e al caldo.

Requisiti fisici

• Questa posizione richiede una buona acutezza visiva per svolgere attività quali la preparazione e l'analisi di dati e figure, la trascrizione, la visualizzazione di un terminale informatico e la lettura approfondita.
• Occasionalmente sollevare o spostare fino a 25 libbre senza assistenza e piegarsi o stare in piedi come necessario. 
• Frequenti sedute, camminate e permanenze in piedi per lunghi periodi
• Occasionalmente stare in piedi per lunghi periodi di tempo (8-10+)
• Camminare per lunghi tratti (fino a diversi chilometri al giorno)
• Esecuzione di compiti ripetitivi con poche pause

Intervallo di stipendio

$20-$23 all'ora