Empleado de contabilidad

Funciones y responsabilidades esenciales

Responsabilidades en la oficina

• Crear facturas en el sistema contable para los eventos del SDCC basándose en la información que figura en los sistemas externos.
• Trabajar y comunicarse con los departamentos generadores de ingresos sobre la facturación y el estado de pago de las facturas pendientes.
• Ayudar al equipo de exposiciones con la facturación compleja y de gran volumen, así como con las cuestiones de pago relacionadas con las cuentas por cobrar de las exposiciones de las convenciones.
• Preparar los depósitos bancarios previa aprobación del Director Adjunto de Finanzas.
• Procesar e introducir los lotes de cheques en el sistema contable y garantizar la exactitud de la información introducida.
• Investigar las discrepancias en los depósitos, la facturación y los pagos de los proveedores a través del Libro Mayor.
• Coordinar con el personal de Cuentas por Pagar los pagos de cheques de reembolso para proveedores y expositores.
• Organizar y archivar facturas con documentación justificativa. Archivar lotes de cheques, efectivo y pagos con tarjeta de crédito con informes para su posterior revisión y auditoría.
• Organizar el proceso de depósito con todos los departamentos para cualquier evento futuro de la SDCC.
• Trabajar con la dirección de contabilidad para revisar el informe de antigüedad de los deudores en preparación de las reuniones mensuales del consejo de administración y el cierre de fin de mes.
• Ayudar al responsable de equipo del departamento a crear una lista de control de suministros e inventarios para las próximas convenciones.
• Ayudar al responsable de equipos del departamento a inventariar y embalar los suministros y equipos que el Departamento de Contabilidad utilizará in situ durante las convenciones.
• Otras tareas asignadas

Responsabilidades de la Convención in situ

• Montaje y desmontaje de terminales de punto de venta in situ
• Asistir en la supervisión de los empleados temporales de caja in situ.
• Ayudar a gestionar el efectivo de la convención in situ
• Asistir en la gestión de los equipos de contabilidad de las convenciones in situ (Ejemplos: cajas registradoras de los puntos de venta, cajas registradoras).
• Otras tareas asignadas
• Ayudar a instalar y gestionar los puestos de caja en todo el centro de convenciones durante los espectáculos.

Cualificaciones

• Conocimiento de los principios generales de contabilidad, incluido el análisis del libro mayor.
• Familiaridad con programas de software contable y financiero; preferiblemente Netsuite y Square.
• Conocimiento de 10 teclas y funciones informáticas básicas
• Excelentes dotes de comunicación y resolución de problemas
• Capacidad para crear, identificar y comprender facturas
• Capacidad para solucionar problemas y realizar tareas sin orientación constante.
• Gran capacidad de organización y priorización
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en colaboración con una supervisión mínima, y capacidad para resolver problemas en situaciones complejas.
• Capacidad para mantener una actitud positiva y profesional, así como para demostrar credibilidad, integridad y confidencialidad.
• Excelentes aptitudes interpersonales y de atención al cliente, capacidad para responder a las necesidades y peticiones de los clientes con prontitud y profesionalidad, especialmente durante interacciones difíciles y/o de gran tensión.
• Dominio de Microsoft Office Suite o programas informáticos afines con capacidad para aprender programas nuevos o actualizados.
• Capacidad para trabajar bajo presión en un entorno de ritmo rápido.
• Excelente atención al detalle.
• Capacidad para trabajar en un equipo diverso, aceptar diferentes puntos de vista y comentarios, contribuyendo a un equipo cohesionado, solidario y positivo.
• Capacidad para hablar de forma persuasiva, hacer presentaciones de grupo y participar en reuniones.

Condiciones de trabajo

• Entorno de oficina profesional
• Utiliza habitualmente equipos de oficina estándar
• Horario de trabajo estándar (de lunes a viernes de 9:00 a 17:30)
• Debe estar disponible para trabajar por las tardes, días festivos y fines de semana, según sea necesario.
• Puede ser necesario pernoctar durante los eventos
• Condiciones de hacinamiento (tanto dentro como fuera de los espacios del evento)
• Contacto directo (cara a cara) con clientes y proveedores
• Puede ser necesario trabajar al aire libre con poca o ninguna sombra y con calor.

Requisitos físicos

• Este puesto requiere una gran agudeza visual para desempeñar una actividad como la preparación y el análisis de datos y cifras, la transcripción, la visualización de un terminal informático y la lectura extensiva.
• Ocasionalmente levantar o mover hasta 25 libras sin ayuda y agacharse o ponerse de pie según sea necesario. 
• Pasar mucho tiempo sentado, caminando y de pie
• Ocasionalmente permanecer de pie durante largos periodos de tiempo (8-10+)
• Caminar grandes distancias (hasta varios kilómetros diarios)
• Realizar tareas repetitivas con pocas pausas

Escala salarial

entre 20 y 23 dólares por hora